Jak napisać notatkę zarządzania

Firmy używają notatek zarządzania do rozpowszechniania informacji do wielu osób. Takie notatki opisują na przykład informacje o zasadach, wydarzeniach lub inicjatywach i dostarczają informacje wszystkim odpowiednim menedżerom w tym samym czasie. Stworzenie skutecznej notatki dotyczącej zarządzania pociąga za sobą zrozumienie odbiorców i sprawienie, że menedżerowie otrzymują mnóstwo korespondencji w ciągu dnia. Napisz notatkę, aby była jasna i zwięzła, z tematem zainteresowania, w celu zwrócenia uwagi.

1.

Wyślij notatkę tylko do tych menedżerów, którzy wymagają tych informacji. Rozprowadzanie notatek do wszystkich przełożonych w organizacji za każdym razem, gdy jest napisane, może zmniejszyć szansę na odczytanie notatki. Będąc selektywnym, menedżerowie będą wiedzieć, czy otrzymali jeden, treść jest prawdopodobnie ważna.

2.

Napisz silny temat, lub Re :, linia, aby przyciągnąć uwagę czytelnika. Zamiast czegoś zwyczajnego, takiego jak "Aktualizacja programu świadczeń zdrowotnych", możesz napisać: "Ekscytujące nowe korzyści dodane do programu opieki zdrowotnej!"

3.

Podsumuj cel artykułu w pierwszym zdaniu. Menedżerowie wykorzystają to jako przewodnik do ustalenia, czy powinni kontynuować czytanie. Ogólne otwarcie notatki może spowodować, że zajęty menedżer uzna, że ​​informacje nie są warte jej czasu, więc w pierwszym wierszu podaj wystarczająco dużo informacji, aby przekonać menedżerów, że notatka jest warta.

4.

Zachowaj krótką i zwięzłą notatkę. Użyj kombinacji akapitów i punktorów do szybkiego czytania. Jednocześnie dołącz wystarczającą ilość treści, aby jasno objaśnić informacje. Wiele osób stało się uzależnionych od krótkich postów w mediach społecznościowych, aby uzyskać punkt odniesienia; Rozumiem różnicę między notatką skierowaną do menedżerów a aktualizacją na Twitterze. Notatka powinna dostarczyć zadowalającego podsumowania problemu.

5.

Wyjaśnij wszelkie dalsze kroki lub obowiązki czytelników. Wyraźnie określ, czy muszą zebrać określone informacje, uczestniczyć w seminarium, edukować podwładnych w tej sprawie lub cokolwiek innego, co wymaga dodatkowych działań. Należy podać konkretny termin wykonania działań, jeżeli taki istnieje.

6.

Wymień nazwę kontaktu i informacje, jeśli którykolwiek z menedżerów ma pytania dotyczące zawartości notatki.

Ostrzeżenie

• Nie zakładaj, że notatka będzie poufna, nawet jeśli jest oznaczona jako taka. Każdy pisemny dokument może wpaść w niepowołane ręce lub zostać zauważony przez wścibskie oczy. Informacje poufne powinny być dostarczane ustnie, a nie w formie pisemnej.