Sposoby usprawnienia procedur księgowych

Twój system rachunkowości biznesowej może zrobić więcej, niż tylko śledzić wpływy i wypływy pieniężne. Może pomóc zwiększyć zyski, eliminując straty i pieniądze utracone z powodu brakujących terminów. Wprowadzenie kilku zmian do istniejącego skomputeryzowanego lub ręcznego systemu księgowego może poprawić procedury, a księgowy może pomóc w zidentyfikowaniu dodatkowych sposobów oszczędzania czasu i pieniędzy oraz tworzenia lepszych sprawozdań finansowych.

Należności od rachunków

Usprawnienie procedur księgowych związanych z należnościami obejmuje usprawnienie działań związanych z gromadzeniem należności. Wysyłając klientowi fakturę, natychmiast wprowadź ją do systemu starzenia, który powinien zostać skonfigurowany w celu automatycznego aktualizowania informacji o zaległych niezapłaconych fakturach, aby można było rozpocząć zbieranie danych. Możesz na przykład wysłać przypomnienie o płatnościach za 15-dniowe opóźnienia, zadzwonić do klientów, jeśli płatność nie zostanie odebrana po 30 dniach i wysłać żądanie zapłaty po 60 dniach. Możesz odciąć kredyt klientom, których faktury są poważnie opóźnione. Twoim celem jest niezwłoczne odebranie zaległych faktur w sposób uprzejmy i profesjonalny.

Rozrachunki z dostawcami

Zmień procedury księgowania należnych rachunków, aby zabrać ze sobą wszystkie rabaty od dostawców. Po otrzymaniu faktury wprowadź ją do swojego systemu zobowiązań. Skonfiguruj program, aby automatycznie otrzymywać przypomnienie na kilka dni przed upływem terminu rabatu. Na przykład przy rabacie 2/10 netto 30, płatność jest należna w ciągu 30 dni. Możesz jednak odliczyć 2 procent należnej kwoty, jeśli zapłacisz w ciągu 10 dni od wystawienia faktury. Jeśli kwota faktury wynosi 20 000 USD, to 2-procentowy rabat pozwala zaoszczędzić 400 USD. Usprawnienie procedur płatności z tytułu zobowiązań pozwala zwiększyć zyski, zmniejszając koszty dostawców.

Inwentarz

Udoskonalenie procedur księgowania zapasów może zmniejszyć ilość pieniędzy traconych z powodu zepsucia, uszkodzenia i starzenia się. Po nadejściu zapasów, wprowadź każdą pozycję do swojego programu księgowego zasobów i rozważ użycie metody inwentaryzacji first-in, first-out, aby najstarsze produkty były używane jako pierwsze. Skonfiguruj przypomnienia o częstym liczeniu zapasów, aby zapobiec utracie i uszkodzeniom. Dbaj o to, by rekordy zapasów były dokładne i aktualne, aby uzyskać jak największą wartość ze swojej inwestycji w zasoby.

Udoskonalenia działu księgowości

Twoi pracownicy muszą zrozumieć, w jaki sposób zmiany w procedurach księgowych wpływają na ich obowiązki. Upewnij się, że znają zakres odpowiedzialności i że są odpowiedzialni za wprowadzenie tych zmian. Twój księgowy może zapewnić dodatkową pomoc, szkoląc pracowników, aby zrozumieli, jak działają nowe procedury. Zaktualizuj swój podręcznik procedur księgowych i opisy stanowisk pracowniczych po wprowadzeniu zmian i przejrzyj pracę swoich pracowników, aby sprawdzić, czy wykonują swoje obowiązki zgodnie z nowymi procedurami.