Sposoby promowania udanego spotkania personelu

Spotkanie pracowników jest ważnym forum dla właściciela firmy lub menedżera do budowania relacji z pracownikami, komunikowania oczekiwań, uzyskiwania pomocy w rozwiązywaniu problemów i planowania przyszłych działań biznesowych. Jeśli lepiej wykorzystasz swoje spotkania z pracownikami, osiągniesz więcej w zablokowanym czasie, bez względu na to, czy spotykasz się każdego ranka, czy raz w miesiącu.

Agendy

Utrzymuj folder z agendami na dysku udostępniania firmy lub na tablicy ogłoszeń poza biurem. Pomoże to w śledzeniu tematów, które chcesz omówić na nadchodzących spotkaniach personelu. Podczas pisania następnego spotkania, zadaj sobie pytanie, czy istnieje skuteczniejszy sposób omawiania każdego tematu z pracownikami. Niektóre tematy mogą być szybciej omówione przez wpisanie informacji w wiadomości e-mail lub wydrukowanie ich w materiałach i rozpowszechnienie ich w skrzynkach pocztowych pracowników. Inne tematy, takie jak specjalistyczne szkolenia, wymagają indywidualnych lub małych prezentacji grupowych, a zatem nie będą odpowiednie dla spotkania personelu.

Przedmioty akcji

Chociaż możesz chcieć oddelegować pracę rejestratora spotkań, możesz wziąć odpowiedzialność za organizację czasu spędzonego na spotkaniach personelu. Ustaw ustalony czas rozpoczęcia i zakończenia spotkań i trzymaj się tego harmonogramu. Zaplanuj działania i poproś rejestrator, aby zanotował podsumowanie omówionych punktów dla każdego działania i jakie działania będą wymagane. Najlepiej jest zwrócić uwagę na osoby odpowiedzialne za działania następcze związane z punktami porządku obrad oraz terminy, w jakich pracownicy ci będą przekazywać swoje wyniki grupie.

Udział

Unikaj spotkań na najwyższym poziomie w korytarzu lub jadalni z kilkoma członkami personelu. Pracownicy, którzy powinni byli wziąć udział w spotkaniu, mogą czuć się pominięci, gdy usłyszą o tym, co zostało omówione podczas ich nieobecności, co może sprawić, że będą mniej skłonni do wspierania swoich decyzji. Zamiast tego planuj spotkania i zaproś wszystkie zainteresowane strony, osoby zainteresowane tematem spotkania oraz osoby z wiedzą lub radą, które pomogłyby Twoim pracownikom podjąć zdecydowaną decyzję. Poszukaj sposobów zaangażowania ludzi, takich jak umieszczenie numeru lub naklejki na kopiach porządku obrad. Użyj tego jako kodu do dzielenia ludzi na grupy dyskusyjne w większych spotkaniach.

Uznanie

Wykorzystaj spotkania pracowników jako miejsce, w którym można wyrazić szczególne uznanie pracowników za ich osiągnięcia. Pomocne jest zaangażowanie pracowników w rozpoznawanie osiągnięć ich rówieśników. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest przyznanie nagrody specjalnej, takiej jak batonik lub długopis firmowy, aby pracownicy mogli rozdawać znajomym, którzy pomogli im w szczególny sposób. Jeśli znasz osobę, która nie chce być publicznie uznawana, rozdawaj tę nagrodę podczas spotkania jeden na jeden lub zatrzymaj się w biurze tego pracownika i rozdawaj z mniejszą ilością fanfar.