Co to jest pisemna komunikacja w biznesie?

Pisemna komunikacja umożliwia firmom komunikowanie rozwoju, oczekiwań i legalności pracownikom i kontaktom w świecie zewnętrznym. Podczas gdy tradycyjne drukarskie kopie pisemnej komunikacji w biznesie są nadal powszechne, komunikacja e-mailowa i internetowa stała się coraz bardziej powszechna. Biorąc pod uwagę znaczenie komunikacji pisemnej, dobrze jest zrozumieć podstawy stosowania najlepszych praktyk w swoim biznesie.

Rodzaje

Według My Own Business, organizacji non-profit, która współpracuje z przedsiębiorcami, dwie główne kategorie pisemnej komunikacji są w biznesie. Wewnętrzna pisemna komunikacja biznesowa angażuje pracodawców i pracowników na wszystkich szczeblach firmy. Zewnętrzna pisemna komunikacja obejmuje klientów, niezależnych wykonawców, kolegów z branży i inne osoby niepracujące bezpośrednio dla firmy. Trzy główne rodzaje pisemnej komunikacji w biznesie to listy biznesowe, memoranda i raporty. Współczesne przykłady mogą obejmować wiadomości tekstowe, portale społecznościowe i multimedialne prezentacje biznesowe.

Używa

Listy biznesowe mogą pomóc w promowaniu wizerunku firmy poprzez komunikowanie się ze światem zewnętrznym. Memoranda są głównie wykorzystywane przez pracodawców i pracowników do przekazywania informacji o bieżących projektach, zmianach w procedurach biznesowych lub innych wewnętrznych tematach. Listy firm i memoranda można wykorzystać do potwierdzenia na piśmie, co zostało uzgodnione ustnie. Raporty pomagają przekazywać nowe informacje, analizy danych lub badań lub zalecenia dotyczące przyszłych decyzji.

Komunikacja e-mail

Poczta elektroniczna stała się popularną formą pisemnej komunikacji w biznesie ze względu na szybką dostawę, łatwość użycia i możliwość dotarcia do dużej grupy odbiorców. Przechowywanie biznesowych wiadomości e-mailowych staje się coraz ważniejsze, ponieważ poczta elektroniczna stała się "równie dopuszczalna" w sądzie jako formalne dokumenty papierowe. Ponieważ komunikacja e-mailowa wciąż rośnie jako forma pisemnej komunikacji biznesowej, firmy coraz częściej szukają źródeł zewnętrznych, aby uzyskać pomoc w zarządzaniu pocztą elektroniczną.

Wskazówki

Utwórz zarys przed stworzeniem pisemnej komunikacji dla zwięzłości, jasności i zwięzłości. Zaoferuj dodatkowe zasoby do kontynuowania komunikacji, takie jak numer telefonu, numer faksu lub adres e-mail. Używaj punktorów i list numerowanych dla uproszczenia. Pisemna komunikacja biznesowa powinna zakończyć się wezwaniem do działania. Kontynuuj pisemną komunikację z połączeniem telefonicznym, jeśli to możliwe.

Etykieta

Przestrzegaj odpowiedniej etykiety podczas wysyłania lub odpowiadania na korespondencję biznesową. Listy firmowe powinny zawierać papier firmowy, datę, adres czytelnika, powitanie, nagłówek listu, treść główną, uwagi końcowe oraz podpis i nazwisko nadawcy.

Odpowiadając na wiadomość e-mail, nie usuwaj oryginalnej wiadomości nadawcy w polu tekstowym odpowiedzi. Pozostawienie tych informacji w miejscu umożliwia odbiorcy szybkie umieszczenie odpowiedzi w kontekście. Linie tematyczne e-maili biznesowych powinny być jasne i znaczące. Jeśli nie masz pewności co do imienia i nazwiska odbiorcy, wpisz go jako "Szanowny Panie lub Szanowna Pani".