O skutecznych technikach kontroli wewnętrznej w biznesie

Każda firma, która zatrudnia pracowników, ryzykuje oszustwa. Pozostawione niezaznaczone, oszustwo może mieć duży negatywny wpływ na wyniki finansowe Twojej firmy. W niektórych przypadkach zaufany pracownik, który ma łatwy dostęp do finansów firmy, może nadużywać swojej władzy, kradnąc fundusze firmowe. Różne techniki kontroli wewnętrznej mogą pomóc w zapobieganiu nieprawidłowościom.

Segregacja ról

Według National Association of Veterans Research and Education Foundations, jedną z najważniejszych kwestii kontroli wewnętrznej w finansach przedsiębiorstw jest segmentacja ról. Jeśli to możliwe, rozdzielaj funkcje, takie jak księgowość, kontrola zapasów i zarządzanie listą płac dla kilku pracowników zamiast przypisywania ich jednej osobie. Jeśli Twoja firma ma tylko garstkę pracowników, być może będziesz musiał sam się mocno zaangażować w te obszary.

Kodeks etyczny

Jeśli jeszcze go nie masz, opracuj napisany Kodeks Etyczny, aby upewnić się, że Twoi pracownicy znają granice tego, co jest akceptowalnym zachowaniem, i upewnij się, że wymusza to w razie potrzeby. Na przykład Twój kod może wyszczególniać działania, które mogą być uznane za szkodliwe dla Twojej firmy, takie jak dzielenie się uprzywilejowanymi informacjami z klientami lub konkurentami. Twój kod powinien również wyjaśniać, że twoi pracownicy mają obowiązek zgłaszania nieetycznych czynności wykonywanych przez innych pracowników.

Obsługa pieniędzy

Wdrożyć jasne procedury dotyczące obsługi funduszy. Jeśli pracownicy mają dostęp do książeczki czekowej firmy, upewnij się, że jest przechowywany w zamkniętym sejfie, gdy nie jest używany. Ogranicz dostęp pracowników do drobnej gotówki i wdrażaj system bonów, aby uwzględnić ich wykorzystanie. Upewnij się, że wszystkie kontrole są udokumentowane poprzez zapisanie numeru czeku, a także przyczyny, dla której zostały napisane.

Poczta

Jeśli Twoja firma jest bardzo mała, stwórz praktykę otwierania własnej poczty służbowej, aby uniknąć tajemniczych znikających czeków klientów lub innych funduszy. Jeśli delegujesz to zadanie, poproś dwóch lub więcej pracowników o otwarcie poczty jednocześnie jako typ systemu monitorowania.

Sprawdź krzyż

Rozważ zainstalowanie systemu kontroli krzyżowej, aby zapewnić, że wszystkie procedury są przeprowadzane prawidłowo i etycznie. Na przykład pracownik, który zarządza Twoim ekwipunkiem, może losowo sprawdzić pracę pracownika płacowego, szukając nieprawidłowości. Ten rodzaj systemu powstrzyma pracowników przed angażowaniem się w oszukańcze działania.