Informacje o korzystaniu z telefonów w firmach

Ostatnie dekady przyniosły imponujące postępy w technologii telefonicznej dla firm. Telefony stacjonarne nie zniknęły całkowicie, ale wiele firm korzysta teraz z telefonów komórkowych, smartfonów i cyfrowych technologii głosowych, aby pozostać w kontakcie z klientami i współpracownikami. Wielu wybiera kombinację telefonów. Chodzi o znalezienie tego, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom biznesowym.

Telefony stacjonarne

Telefony stacjonarne mogą być najbardziej staroświeckie, ale wciąż mają swoje miejsce w wielu firmach. Linii stacjonarnych można zaoferować poziom niezawodności i jakości głosu, które nie zawsze można znaleźć w telefonach komórkowych. Niektóre firmy mogą znajdować się w obszarach, które nie mają dobrego odbioru komórkowego lub dostępu szerokopasmowego. Telefon stacjonarny może również służyć jako zapasowy lub uzupełniający telefon na wypadek, gdyby coś poszło nie tak z komórką. Firmy ze starszymi pracownikami mogą być również skłonne do utrzymywania znanej technologii stacjonarnej.

Telefony komórkowe

Telefony komórkowe to obowiązkowe produkty dla wielu małych firm i ich pracowników. Pozwalają przedsiębiorcom pozostać w kontakcie z dowolnego miejsca. Właściciele firm muszą zdecydować, czy udostępniać telefony swoim pracownikom, czy zezwalać pracownikom na korzystanie z własnych telefonów do celów służbowych. Firmy, które wymagają znacznej ilości podróży, mogą chcieć zapewnić telefony, aby mogły śledzić korzystanie z nich i lepiej się z nimi obchodzić. Zwykły telefon komórkowy bez dodatków może mieć mniejsze koszty początkowe i bieżące niż smartfon.

Smartfony

Smartfony zostały przyjęte przez małe firmy. Biorą one regularne funkcje głosowe standardowego telefonu komórkowego i dodają mnóstwo funkcji, w tym aplikacje mobilne i GPS. Przedsiębiorcy, którzy często podróżują, muszą pozostawać w kontakcie nie tylko z połączeniami głosowymi, ale także z e-mailami i aplikacjami biznesowymi. Smartfony pozwalają im śledzić to wszystko w małym, wygodnym pakiecie, który jest łatwiejszy do przenoszenia niż laptop. Bogactwo aplikacji mobilnych spełnia potrzeby biznesowe, od pakietów księgowych po dostęp do bankowości online do mobilnych systemów płatności. Przetestuj różnorodne aplikacje na smartfony i trzymaj się tych, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom biznesowym.

Systemy telefoniczne

Małe firmy o bardziej skomplikowanych potrzebach komunikacyjnych mogą wybrać bardziej zaawansowany system telefoniczny. Może to obejmować połączenie sprzętu i usług. Protokół Voice over Internet Protocol lub VoIP to sposób na wysyłanie wiadomości głosowych przez Internet. Systemy VoIP mogą być powiązane z oprogramowaniem do zarządzania relacjami z klientem i mogą zawierać bardzo wysokie możliwości zarządzania rozmowami telefonicznymi w firmie. Opcje VoIP to dość proste programy, które działają tylko z komputerem i dostępem do Internetu. Dostępny jest zewnętrzny zestaw słuchawkowy, który powiela styl zwykłego telefonu. VoIP ma sens dla małych firm z globalną obecnością, które chcą oszczędzać na połączeniach telefonicznych wychodzących poza granice kraju.

Zasady

Małe firmy mogą wymagać ustanowienia zasad dotyczących korzystania z telefonów w biurze lub gdy pracownicy reprezentują firmę w drodze. Może to obejmować klauzulę o braku połączeń osobistych lub możesz zezwolić na ograniczone osobiste korzystanie z telefonów firmowych. Ograniczanie korzystania z telefonów komórkowych w samochodach przez wymaganie zestawu słuchawkowego bez użycia rąk może pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa swoim pracownikom podczas podróży i zmniejszyć odpowiedzialność. Przeszkol pracowników do dobrej etykiety telefonicznej, aby wyświetlać profesjonalny wizerunek klientom, którzy dzwonią. Uczyń zasady użytkowania telefonu częścią regularnej procedury szkoleniowej.