Wyzwania w zarządzaniu istotnymi zapisami w organizacjach

Wiele organizacji poświęca ogromną ilość czasu i pieniędzy na tworzenie, aktualizowanie i zarządzanie ważnymi plikami i zapisami. W wielu przypadkach kwestie zgodności wymagają, aby zapisy te były przechowywane przez co najmniej siedem lat, a niektóre dokumenty były przechowywane przez całe życie organizacji. Wyzwania stojące przed organizacjami w zakresie zarządzania dokumentami mogą być znaczące.

Koszt

Przechowywanie plików papierowych to droga propozycja. Gdy firma bierze pod uwagę koszty przechowywania materiałów, płace urzędników i koszty związane z przechowywaniem plików, prawdziwy koszt przechowywania dokumentacji może być wygórowany. Według PricewaterhouseCoopers, przeciętna organizacja wydaje około 20 USD na pracę, aby złożyć każdy papierowy dokument, około 120 USD na poszukiwania każdego złego dokumentu i 220 USD na odtworzenie dokumentu. Dodajmy, że 80 procent dokumentów nie jest nigdy przywoływanych po ich złożeniu, a wydatek staje się trudny do obrony.

Utracone dokumenty

Koszt przechowywania plików papierowych może być akceptowalny, jeśli firmy mogą znaleźć każdy dokument, gdy będzie potrzebny. W rzeczywistości regularnie znikają dokumenty papierowe. W niektórych przypadkach są one po prostu źle zapisane. Innym razem są zagubieni na zawsze. W dużych ośrodkach miejskich firmy regularnie zlecają swoje zgłoszenia firmie zewnętrznej zajmującej się zarządzaniem plikami. Gdy żądany plik nie zostanie znaleziony w obiekcie poza terenem zakładu, firmy muszą wydać ogromne zasoby, pobierając skrzynki z archiwizowanymi dokumentami, mając nadzieję na odnalezienie brakującego dokumentu. Niektórych dokumentów nigdy nie można znaleźć, co wymaga od firmy odtworzenia informacji lub całkowitego zaniechania ich wysiłków i zaakceptowania jakichkolwiek konsekwencji.

Bezpieczeństwo

Ze względu na swój charakter ważne dokumenty zawierają ważne i często poufne informacje. Zabezpieczenie tej informacji może być wyzwaniem. Niektóre firmy przechowują ważne dokumenty w zamkniętym magazynie, dostępnym tylko dla upoważnionego personelu. Kontrola dostępu do polis, utrzymywanie dzienników dostępu i przypisywanie poziomów uprawnień zwiększa jedynie koszt przechowywania dokumentów. Po wyrejestrowaniu dokumentu niewiele organizacji może zrobić, aby plik pozostał poufny i nie został celowo udostępniony lub przypadkowo komukolwiek innemu podmiotowi w firmie lub poza nim.