Jak ustanowić program spotkania

Według Scotta Snaira, autora książki "Stop the Meeting I Want to Get Off", duży odsetek spotkań w biurze jest bezproduktywny i nierozpoznany z powodu braku myśli, która idzie do przygotowania ich planów. Niezależnie od tego, czy twoje własne konferencje są rutynowo przeprowadzane z przyzwyczajenia czy brukowane razem w odpowiedzi na pojawiające się kryzysy, ustalenie planu spotkania opłaca się z większą wydajnością i wyższym morale.

1.

Zdefiniuj cel swojego spotkania, aby ustalić, czy jest on zależny od czasu i naprawdę potrzebny. Przykłady celów spotkań obejmują raportowanie statusu projektu, burzliwe pomysły i rozwiązania istniejących problemów, zarządzanie kontrolą szkód, wprowadzanie nowych zasad, wykonywanie zadań i przeprowadzanie przesłuchań administracyjnych związanych z działaniami dyscyplinarnymi. Utwórz zarys i nadaj każdemu tematowi tytuł, a następnie krótkie podsumowanie. Przykład:

Bez papieru - identyfikacja celów przejściowych, kwestie bezpieczeństwa i szkolenie personelu.

2.

Identyfikuj po imieniu osoby, które mają coś istotnego, aby wnieść swój wkład do swoich tematów porządku obrad, aby zrozumiały, czego się od nich oczekuje. Na przykład w przypadku raportu o stanie projektu prawdopodobnie potrzebujesz tylko menedżera projektu jako rzecznika, a nie każdego członka jej zespołu. Jeśli celem spotkania jest przeprowadzenie burzy mózgów dotyczących pomysłów na nową politykę, uczestnikami spotkania będą ci, którzy najlepiej reprezentują interesy i odczucia dotyczące określonych klasyfikacji stanowisk lub działów, które zostaną dotknięte.

3.

Określ czas potrzebny na zajęcie się każdym z tematów na liście. Aktualizowanie statusu może na przykład wymagać tylko 10 minut dla każdego uczestnika, szczególnie jeśli spotkania odbywają się co tydzień lub co miesiąc i wszyscy znają już podstawy różnych projektów. Umieść tematy o najwyższym priorytecie jako pierwsze w porządku obrad, jeśli dyskusje przebiegają nad przydzielonymi przedziałami czasowymi, a spotkanie musi być kontynuowane w późniejszym terminie. Tam, gdzie jest to praktyczne, umieść na końcu swojego planu czasowego na "inne firmy", ponieważ cokolwiek uczestnicy chcieliby omówić, nie pasuje do istniejących kategorii tematycznych.

4.

Zdecyduj, czy materiały uzupełniające na twoje spotkanie powinny być rozprowadzane i czytane przed spotkaniem, czy rozdawane po przybyciu każdego. Odnoś te punkty w porządku obrad, aby uczestnicy zrozumieli ich znaczenie dla omawianych tematów.

5.

Ustaw datę, godzinę i miejsce spotkania i umieść je w widocznym miejscu u góry harmonogramu spotkania. Rozpowszechniaj swój program z wystarczającym wyprzedzeniem, aby uczestnicy mieli czas na przygotowanie, ale nie na tyle, aby odłożyli go na bok i zapomnieli o nim. W razie potrzeby wyślij przypomnienia dzień wcześniej.

Wskazówka

• Zawsze zadawaj sobie pytanie, czy spotkanie jest najskuteczniejszym sposobem przekazywania informacji i otrzymywania informacji zwrotnych.