Jak pisać minuty biznesowe

Sumienny wysiłek jest wymagany przy sporządzaniu protokołu podczas spotkania biznesowego. Protokół dokumentuje istotne informacje, które zostały omówione oraz wszelkie decyzje podjęte podczas spotkania. Informacje są często wykorzystywane jako materiał referencyjny lub materiał wyjściowy do przyszłych spotkań. Dlatego jako minutnik musisz posiadać wyjątkowe umiejętności słuchania i pisania, a także umiejętność ustalenia istotnych aspektów dyskusji, które powinny zostać zapisane.

1.

Przybądź na spotkanie wcześnie, abyś miał wystarczająco dużo czasu na załatwienie sprawy i zorganizowanie się. Przejrzyj porządek obrad i wszelkie istotne informacje, aby zrozumieć cel spotkania i poznać kwestie wymagające decyzji.

2.

Przygotuj szablon zgodnie z planem spotkania. Zorganizowany szablon umożliwia zapisanie informacji we właściwym miejscu. Na przykład, jeśli pozycja 4 w porządku obrad to "Aktualne problemy z bezpieczeństwem", to element czwarty w szablonie powinien być taki sam.

3.

Zapisz podstawowe informacje o spotkaniu, w tym datę, lokalizację, czas i temat. Zapisz każdą osobę obecną, wraz z krzesłem lub przewodnikiem spotkania.

4.

Zwróć uwagę na osoby, które spóźniły się na spotkanie; będą musiały być aktualizowane na temat informacji, które przegapili. Podobnie rejestruj nazwiska osób nieobecnych na spotkaniu, ponieważ będą również musiały zostać poinformowane o informacjach i decyzjach.

5.

Parafrazuj wydarzenia i dyskusje ze spotkania. Nie próbuj zapisywać wszystkiego, co zostało powiedziane; notatki ze spotkania powinny stanowić zarys dyskusji. Zapisz wszelkie działania, które należy podjąć wraz z decyzjami, które zostały podjęte.

6.

Sprawdź swoje notatki natychmiast po zakończeniu spotkania. Zbyt długie oczekiwanie może spowodować zapomnienie ważnych informacji. Wyjaśnij wszelkie fakty lub decyzje, które tego wymagają, tak szybko, jak to możliwe.

7.

Ułóż minuty spotkania w uporządkowany uporządkowany raport. Poproś przewodnika spotkania lub organizatora o sprawdzenie raportu, aby zapewnić dokładność. Dokonaj wymaganych zmian i przekaż raport końcowy uczestnikom spotkania i tym, którzy byli nieobecni.

Wskazówki

• Upewnij się, że nie grasz podwójnej roli, biorąc udział w spotkaniu, a także biorąc minuty. Poprawne nagrywanie notatek z konferencji może być trudne, gdy robisz cokolwiek innego. Trzymaj umysł skoncentrowany na minutach.
• Wybierz metodę zachowania minut, która najlepiej Ci odpowiada. Papier i pióro są opcją, podobnie jak laptop. Możesz także rozważyć nagranie spotkania za pomocą dyktafonu.