Wady tabel przestawnych

Microsoft Excel oferuje szeroką gamę funkcji sortowania i organizowania danych, ale użytkownicy zaawansowani w programie Excel często uważają tabele przestawne za najpotężniejsze narzędzia oprogramowania. Chociaż użytkownicy biznesowi mogą zbierać wiele informacji z tabel przestawnych programu Excel, użytkownicy powinni pamiętać o kilku ważnych wadach podczas korzystania z funkcji tabeli przestawnej.

Trudność

Mimo że tabele przestawne umożliwiają użytkownikom programu Excel szybkie sortowanie danych w użyteczny format tabeli krzyżowej, niektórzy użytkownicy mogą czuć się onieśmieleni przez pozorną złożoność narzędzia. Danny Rocks, właściciel firmy szkoleniowej The Company Rocks, wyjaśnia, że ​​użytkownicy mogą tworzyć podstawowe tabele przestawne w zaledwie 10 kliknięciach myszką. Jednak w porównaniu do innych funkcji w Excelu ta liczba kliknięć może sprawić, że tworzenie tabel przestawnych będzie procesem złożonym i zastraszającym. Jeśli nie znasz tabel przestawnych lub danych w źródłowym arkuszu kalkulacyjnym, proces tworzenia może być nieintuicyjny, co dodatkowo zwiększa złożoność korzystania z tego narzędzia.

Waluta danych

Po zastosowaniu innych narzędzi do analizy danych w programie Excel, takich jak formatowanie warunkowe lub filtrowanie danych, narzędzia natychmiast odzwierciedlają zmiany danych bez dodatkowego wkładu użytkownika. Tabele przestawne działają z danymi dostępnymi w momencie tworzenia i mogą nie aktualizować się natychmiast po zmianie danych lub udostępnieniu nowych danych. Zamiast tego możesz odświeżyć tabele przestawne, a nawet całkowicie odtworzyć tabele po zmianach danych, aby odzwierciedlić najbardziej aktualne informacje.

Dane źródłowe

Użytkownicy programu Excel, którzy chcą tworzyć tabele przestawne, muszą poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z danymi źródłowymi przed rozpoczęciem procesu tworzenia. Ponieważ tabele przestawne porządkują dane programu Excel w formacie tabeli krzyżowej, użytkownicy muszą mieć wystarczającą znajomość danych, aby prawidłowo umieszczać informacje w kolumnach i wierszach. Ponadto niektórzy użytkownicy mogą potrzebować poświęcić trochę czasu na masowanie danych źródłowych w celu wyeliminowania pustych wpisów i innych problemów, które mogą spowodować błąd w tabeli przestawnej. Jeśli źródłowy arkusz kalkulacyjny nie zawiera już wyraźnych, łatwych do zidentyfikowania nagłówków kolumn, może być konieczne poświęcenie czasu na tworzenie nagłówków; te nagłówki będą służyć jako nazwy pól podczas procesu tworzenia tabeli przestawnej.

Format Excel

Jeśli chcesz udostępnić dane w tabeli przestawnej innym, możesz natrafić na jedną z najbardziej wyraźnych wad tego narzędzia Excel. Udostępnianie przydatnych, funkcjonalnych tabel przestawnych innym wymaga zapisania skoroszytu programu Excel w formacie Excel; użytkownicy, którzy nie mają programu Excel, mogą nie być w stanie korzystać ze skoroszytu zawierającego tabelę przestawną ani nawet z niego korzystać. Jeśli nie trzeba udostępniać pełnej funkcjonalności tabel przestawnych, można wydrukować dane uporządkowane według tabeli przestawnej na papierze lub w pliku PDF, ale te formaty wyjściowe nie umożliwiają odbiorcom aktualizacji lub manipulowania danymi tabeli przestawnej. Niektórzy odbiorcy mogą otwierać skoroszyt programu Excel zawierający tabele przestawne z pakietami oprogramowania biurowego typu open source, ale aplikacje inne niż aplikacje Microsoft Office mogą niezawodnie otwierać skoroszyt z tabelami przestawnymi lub mogą nieprawidłowo interpretować zawartość tabeli.