Wady funkcji sortowania w programie Microsoft Excel

Możesz użyć programu Microsoft Excel, aby ustawić prostą macierz informacji w kolumnie i kolumnie, wymieniając dane dotyczące dochodu, wyszczególniając wydatki i dokumentując zdarzenia. Te zadania ledwo zarysowują powierzchnię możliwości Excela. Jego prawdziwa siła polega na tym, że potrafi ujawnić relacje między wartościami w zbiorze danych. Sortowanie zawartości arkusza roboczego powoduje, że te wzory są widoczne. Ze względu na wszystkie zalety, jakie może zaoferować krok sortowania, występują ograniczenia, które czynią inne procedury Excel korzystniejsze.

Dane w ruchu

W przeciwieństwie do bazy danych, która zachowuje odpowiednik każdego wiersza w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel jako oddzielny rekord, arkusze programu Excel zachowują wiele rekordów. Podczas sortowania danych program Excel zmienia kolejność wpisów w komórce zgodnie z wybranymi kryteriami organizacyjnymi. Ta operacja zmienia pozycję wiersza, w której pojawiają się poszczególne wartości. Jeśli nie cofniesz kroku sortowania, twoje wartości na stałe zmieniają pozycje, co może wpływać na wynik formuł odwołujących się do wartości w określonych komórkach. Jeśli przed sortowaniem ukryjesz całe wiersze lub kolumny, procedura nie wpłynie na nie, co może spowodować przekrzywienie wyników.

"Och, Excel, jak cię sortuję?"

Microsoft Excel ogranicza kryteria sortowania do rosnącej i malejącej organizacji w porządku numerycznym lub alfabetycznym, według daty lub czasu, według koloru komórek, typu lub ikon, lub względem niestandardowej listy podanych wartości. Mimo że te opcje zapewniają elastyczną podstawę do porządkowania danych, nie można utworzyć formuły, która kontrolowałaby sposób sortowania wartości przez procedurę sortowania. Jeśli kombinacja wbudowanych metod sortowania programu Excel nie może zmienić kolejności wartości w sposób preferowany, może być konieczne wyeksportowanie wartości i manipulowanie nimi w innym programie lub użycie innej metody programu Excel w celu uzyskania wyników.

Przypadkowe konsekwencje

Po wybraniu mniej niż pełnego zestawu wartości przed wydaniem polecenia sortowania do sortowania kwalifikują się tylko te wiersze i kolumny, które kwalifikują się do procedury sortowania. Jeśli wprowadziłeś informacje w typowej formie rekordów jednorzędowych, każda kolumna w rzędzie związana z pozostałymi danymi tego wiersza, procedura sortowania selektywnego może zakłócić twój zestaw danych i ukryć znaczenie twoich informacji. Pamiętaj, że sortowanie nie może zmienić kolejności kolumn w arkuszu lub ukryć fragmentów danych.

Inne metody

Zamiast używać procedury sortowania w programie Microsoft Excel do porządkowania i ujawniania wzorców w danych arkusza roboczego, użyj zamiast tego opcji filtrowania programu. Autofiltr umieszcza klikalną kontrolę u góry każdej kolumny danych, zapewniając natychmiastowy dostęp do kryteriów sortowania, które wykorzystują wartości jednej kolumny do kontrolowania kolejności wyświetlania całych wierszy. Po usunięciu Autofiltra Twoje wartości powracają do kolejności, w jakiej je wprowadziłeś. Zaawansowany filtr programu rozszerza opcje o złożone relacje logiczne między wartościami, które można zbudować w komendach o wielu kryteriach. Może dotyczyć całego arkusza roboczego lub ograniczyć aplikację do określonego zakresu danych. Obie komendy mogą ukrywać wyniki, które nie pasują do Twoich potrzeb wyszukiwania i wyświetlać duplikaty wpisów.