Procedury niszczenia dokumentów

Z groźbą kradzieży tożsamości i kar pieniężnych, które mogą zostać nałożone za niewłaściwie odrzucone dokumenty, właściwe zniszczenie dokumentów biznesowych nigdy nie powinno być podejmowane lekko. Przepisy stanowe i regulacje branżowe mogą się różnić w zależności od tego, jak długo dokumenty powinny być przechowywane i jak należy je usuwać, dlatego ważne jest, aby śledzić, które strategie wpływają na konkretny biznes przed opracowaniem procedur dla siebie i swoich pracowników.

Zgodność i zasady

Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz i od tego, w jakim jesteś przedsiębiorstwie, powinieneś wiedzieć, jakie dokumenty muszą zostać trwale zniszczone i które nigdy nie powinny zostać zniszczone. Kary związane z państwem i przemysłem mogą być poważne w przypadku niewłaściwego dysponowania dokumentami, szczególnie jeśli chodzi o informacje finansowe dotyczące klientów i dane dotyczące stanu zdrowia pracowników. Dokumenty podatkowe dla przedsiębiorstw oraz wyciągi z kont bankowych i biznesowych kart kredytowych powinny być przechowywane przez co najmniej siedem lat, zanim zostaną zniszczone. Po ustaleniu, które dokumenty powinny zostać zniszczone, zanim zostaną odrzucone, możesz zrobić to sam lub wynająć firmę outsourcingową specjalizującą się w niszczeniu papieru i niszczeniu danych elektronicznych.

Autoryzacja i odpowiedzialność

Jako właściciel firmy, jeśli nie osobiście nadzorujesz niszczenie dokumentów, upewnij się, że ktoś jest odpowiedzialny, na przykład kierownik biura, administrator sieci lub księgowy. Ta osoba powinna być zorientowana w twoich polisach i prawach i przepisach regulujących te zasady. Powinien także sprawdzić, czy zniszczone dokumenty są tylko tymi, które powinny zostać zniszczone. Na przykład, papier, który ma zostać rozdrobniony, można umieścić w wyznaczonym obszarze jednego pokoju w zaplombowanych torbach, parafowanych przez osobę będącą pod władzą.

Paper Records

Niszczarka do papieru jest preferowaną metodą usuwania dla większości dokumentów biznesowych. W większości sklepów z artykułami biurowymi można kupić niszczarki do różnych objętości. W zależności od czułości informacji preferowane może być spalanie lub proszkowanie. Rozpylanie powoduje rozdrobnienie lub ponowne rozdrobnienie rozdrobnionego papieru, co uniemożliwia ponowne jego ponowne złożenie. W przypadku ręcznego niszczenia papieru należy rozważyć wykonanie go w dużych partiach, aby dokumenty były mieszane i prawdopodobnie nie będą łatwo złożyć ponownie. Rozłóż rozdrobniony papier natychmiast, zanim pojawi się ciężarówka recyklingowa.

Dokumenty elektroniczne

Podczas usuwania dokumentów elektronicznych na komputerze zawsze pamiętaj o opróżnieniu kosza. Pliki nie są faktycznie usuwane, gdy są nadal w folderze kosza na komputerze. Tak długo, jak dyski twarde są nadal w posiadaniu, powinno to wystarczyć do zniszczenia dokumentów elektronicznych. Przed zrezygnowaniem z dysku twardego, dysk musi zostać wyczyszczony przy użyciu specjalnego oprogramowania lub fizycznie zniszczony, aby można było założyć, że dokumenty są nieodwracalne. Obejmuje to dyski twarde wewnątrz kserokopiarki, które mogą przechowywać elektroniczne kopie każdej wykonanej kserokopii.