Dokumentacja znaczących procesów księgowych

Podczas gdy ważne zapisy dotyczące procesów księgowych nie mają fabuły ulubionej powieści, zapewniają kontrolę nad sprawozdawczością finansową Twojej firmy. Dokumentacja istotnych procesów księgowych jest niezbędna dla zapewnienia, że ​​działalność gospodarcza jest rozliczana w sposób spójny i zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości. Zrozumienie kroków związanych z tworzeniem notatek procesów księgowych może ułatwić wdrożenie tej procedury w małej firmie.

Cykl transakcji

Dokumentacja procesu księgowego jest zwykle zarządzana przez cykl transakcji. Na przykład wszystkie procesy księgowe związane z zakupami są często zawarte w tej samej notatce dotyczącej księgowania. W małych firmach, które są wystarczająco duże, aby obsługiwać dział księgowości, dokumentacja jest zwykle inicjowana przez menedżera lub kontrolera księgowego, który określa rodzaje transakcji, które są typowe, aby dokumentować politykę. W mniejszych firmach procesy te są zwykle podejmowane przez samotnego księgowego firmy. Po zidentyfikowaniu tych transakcji są one pogrupowane według cyklu transakcji i rozpoczyna się dokumentacja procesu.

Zatwierdzenia i kontrola wewnętrzna

Dokumentacja procesu księgowego powinna zawierać opisy wszelkich zatwierdzeń lub czynności kontroli wewnętrznej, które są przestrzegane podczas przetwarzania transakcji. Na przykład większość firm wymaga wielopoziomowego poziomu akceptacji podczas robienia zakupów. Typowa polityka zatwierdzania warstwowego umożliwia pracownikom wydawanie określonego poziomu bez zatwierdzenia, większe zakupy wymagają zgody przełożonego lub menedżera, a największe zakupy wymagają zatwierdzenia przez właściciela. Podobne procedury są często stosowane w przypadku zatwierdzeń kredytowych i zawierania umów w imieniu firmy. Niezależnie od tego, jakie zatwierdziłeś dla swojej firmy, udokumentowanie kontroli to tylko połowa sukcesu. Ponadto należy upewnić się, że pracownicy firmy kontaktują się z pracownikami, aby upewnić się, że zasady są przestrzegane.

Traktowanie księgowe

Najważniejszą częścią noty procesu księgowego jest opis sposobu księgowania. Sposób księgowania to opis sposobu rozliczania transakcji. Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości często pozwalają na swobodę wyboru metody księgowania, ale zazwyczaj wymagają konsekwentnego stosowania procedury. Dokumentując stanowisko firmy w zakresie rozliczania rutynowych transakcji, właściciele małych firm mogą upewnić się, że firma konsekwentnie rozlicza działalność gospodarczą. W tej sekcji należy podać opis transakcji, właściwe rozliczenie transakcji, przytoczenie stosowanej zasady rachunkowości i procedurę wymaganą do uzyskania zatwierdzenia, jeśli zachodzi potrzeba odstąpienia od procedury.

Zarządzanie zmianami

Przegląd i aktualizacja notatek dotyczących procesów księgowych powinny odbywać się co najmniej raz w roku lub gdy wprowadzane są istotne zmiany w sposobie funkcjonowania firmy. Aby upewnić się, że zmiany są dokumentowane na czas, właściciele małych firm powinni dokonać oceny zmian w części biznesowej procedury comiesięcznego zamknięcia. Jeśli właściciele przeprowadzą badanie firmy pod kątem istotnych zmian w ramach comiesięcznego przeglądu wyników biznesowych, wszelkie zmiany zostaną zarejestrowane w ciągu miesiąca, w którym wystąpią. Załóżmy na przykład, że czasopismo publikuje nową roczną subskrypcję zamiast sprzedawać czasopisma w lokalnych sklepach. Ta zmiana wymaga, aby właściciel określił sposób rozliczania przychodów z subskrypcji. Poznając specyfikę nowej oferty pod koniec miesiąca, nawet właściciel, który nie aktywnie zarządza firmą, może zapewnić przestrzeganie odpowiednich procedur.