Efektywne wzorce komunikacji

Skuteczne wzorce komunikacji wydają się dość łatwe dla większości ludzi. Jednak skuteczna komunikacja w jasny, zwięzły i dokładny sposób wymaga dużego wysiłku. Według witryny Mind Tools badania sugerują, że ludzie zatrzymują mniej niż 50 procent tego, co słyszą. Dbanie o spójne, pełne i uprzejme wiadomości za pomocą wielu formatów może rozwiązać wiele problemów w małej firmie przed ich rozpoczęciem.

Słuchający

Skuteczne słuchanie obejmuje aktywne zwracanie uwagi zarówno na zachowania werbalne, jak i niewerbalne. Większość aktywnych słuchaczy pozostaje obiektywna i skupiona na skutecznej komunikacji. Jeśli nie rozumieją, zadają pytania, aby wyjaśnić i potwierdzić to, co usłyszeli. Przydatne interakcje przyciągają drugą osobę w sposób wspierający, który wczuwa się w jego pozycję. Dodatkowo dobrzy słuchacze poszukują konkretnych informacji i ustalają fakty. Oni również syntetyzują przekaz, aby poprowadzić rozmowę do owocnego zakończenia.

Mówienie

Aby rozwinąć styl mówienia, dana osoba musi skoncentrować się na przekazywaniu informacji, pomaga, wspiera, angażuje i przekuwa innych. Ta umiejętność polega na unikaniu pompatycznego i protekcjonalnego zachowania, które zraża publiczność. Cokolwiek ktoś mówi, musi zostać wysłuchane i zrozumiane, a także musi angażować się i zachęcać drugą osobę do działania. Dobry mówca działa z autorytetem i pewnością. Kiedy liderzy używają tych wzorców skutecznej komunikacji, przekonują podwładnych, aby ich przestrzegali.

Przedstawianie

Komunikacja biznesowa zazwyczaj obejmuje prezentacje dla współpracowników, przełożonych, klientów i dostawców. Aby stworzyć przejrzysty styl prezentacji, właściciel małej firmy musi nauczyć się dostarczać zwięzłych informacji, które wprowadzają temat, opisują sytuację, omawiają implikacje, proponują rozwiązania, podkreślają korzyści, przeglądają główne punkty i kończą się oświadczeniem rozstrzygającym. Aby zmniejszyć lęk, skuteczni prezenterzy przygotowują się z wyprzedzeniem. Przerywają, zanim zaczynają mówić i utrzymują kontakt wzrokowy z publicznością. Gdy osoba dobrze się prezentuje, ludzie mogą podjąć działanie.

Pisanie

Pisanie skutecznej wiadomości e-mail, dokumentu lub raportu może stanowić różnicę między udaną transakcją dla małych firm a konfliktem. Aby osiągnąć ten cel, scenarzyści muszą unikać wędrówek i używać wypunktowanych list, tabel i wykresów, aby przekazywać jasne informacje. Skuteczne pisanie nie obejmuje żargonu, slangu ani słów, których widownia może nie rozumieć. Wybór odpowiedniego formatu wymaga zrozumienia potrzeb odbiorców. Skuteczna strategia obejmuje tworzenie konspektu, pisanie wstępnego projektu, przeglądanie dokumentu i przeglądanie treści. Skuteczny pisarz używa jasnego języka, aby przyciągać uwagę, zachęcać do zainteresowania i inspirować działania. Udana pisarka sprawdza swoją pracę pod kątem błędów gramatycznych i identyfikuje błędy, czytając dokument na głos.