Sposoby monitorowania pracowników, którzy fałszują karty czasowe

Pracownik, który fałszuje karty czasu, kradnie pracodawcy. Ten rodzaj oszustwa może kosztować firmę znaczne sumy pieniędzy, jeśli przez dłuższy czas pozostaje niewykryty. Oszustwami w skali czasowej grozi natychmiastowe rozwiązanie umowy i podlega postępowaniu sądowemu według uznania pracodawcy. Pracodawcy mogą korzystać z kilku technik monitorowania pracowników i zapobiegania dalszym problemom. Techniki są również skuteczne, jeśli pracodawca chce uzyskać ostateczne dowody oszustwa przed podjęciem działania.

Zatwierdzenie managera

Wielu pracodawców wymaga od menedżerów zatwierdzania kart czasowych, zanim zostaną one przekazane do zapłaty. Menedżer sprawdza czas zarejestrowany dla każdego dnia roboczego, aby upewnić się, że nie ma różnic. Pracownicy muszą poprawić wszelkie błędy, zanim menedżer może zatwierdzić kartę czasową. Gdy informacje są dokładne, kierownik zatwierdza kartę i przekazuje ją do działu płac. Pracownicy nie powinni mieć dostępu do swoich kart czasowych po ich zatwierdzeniu.

Systemy czasowe

Urządzenia do pomiaru czasu, takie jak zegary i czytniki kart, są skuteczne przy rejestrowaniu czasu przybycia i odjazdu pracownika. Niektóre zegary czasu wprowadzają informacje do systemu płac. Osoba nadzorująca powinna znajdować się w pobliżu urządzenia przechowującego dane na początku i końcu zmiany lub dnia roboczego, aby monitorować korzystanie z urządzenia. Zapobiega to fałszowaniu czasu przez nieuczciwych pracowników lub próbowaniu znaczników czasu dla innych pracowników.

Porównywanie kart czasowych

Rekordy Timecard są przydatne do monitorowania nieuczciwych pracowników. Przełożeni mogą zachować kopie kart, które zostały przesłane do działu płac i zbadać je w celu ustalenia regularnych wzorców pracy. W każdym okresie rozliczeniowym osoba nadzorująca może porównać godziny wymienione w nowych kartach czasowych z godzinami podanymi w przeszłości. Rozbieżności mogą wskazywać na oszustwo. Przełożony powinien również porównać swoje kopie z dokumentami w dziale płac.

Monitorowanie komputera

Pracodawcy mogą monitorować godziny przybycia i wyjazdu pracowników za pomocą programów komputerowych. Po zainstalowaniu takiego programu pracownicy muszą się zalogować, aby korzystać ze swoich stacji roboczych i wylogowywać się po zakończeniu każdego dnia roboczego. Program rejestruje te zdarzenia, a menedżer może wykorzystać dziennik do określenia czasu przyjazdu i wyjazdu każdego pracownika w okresie rozliczeniowym. Niektóre programy śledzą również aktywność każdego pracownika na stacji roboczej, aby pracodawca mógł określić rzeczywistą wykonaną pracę.

Nadzór kamer

Pracodawcy mogą śledzić aktywność pracowników za pomocą kamer monitorujących umieszczonych w strategicznych obszarach budynku. Na przykład, menedżerowie mogą weryfikować czasy przyjazdu i wyjazdu każdego pracownika za pomocą wideo z kamery wskazującej na wejście do budynku. Pracownicy, którzy są świadomi bycia obserwowanym, rzadziej fałszują godziny, które podają na kartach czasowych. Są również bardziej prawdopodobne, że przyjeżdżają i wyjeżdżają w zatwierdzonym czasie.