Zasady dotyczące wysyłania e-maili biznesowych

Właściwe korzystanie z poczty elektronicznej jest tak ważne, że omawia się "netykiety". Według Dictionary.com termin ten oznacza "zasady etykiety, które obowiązują w przypadku komunikowania się za pośrednictwem sieci komputerowych, zwłaszcza Internetu". Ponieważ firmowa poczta e-mail jest rozszerzeniem produktu roboczego pracownika, nadawca nieodpowiedniej wiadomości e-mail jest postrzegany jako nieprofesjonalny. Ewentualnie skuteczny e-mail, który dostarczy wyniki, może poprawić wizerunek nadawcy. Ogólnie rzecz biorąc, zrozumienie zasad etykiety e-mailowej ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.

Przygotowywanie wiadomości e-mail

E-maile biznesowe powinny być zgodne z wieloma wytycznymi używanymi w komunikacji pisemnej. Zawsze używaj właściwej gramatyki i ortografii. Unikaj skrótów, takich jak "plz" i emotikonów, takich jak buźka. Wielkie litery są zarezerwowane z naciskiem, ponieważ ich użycie rozważa krzyczeć w kulturze internetowej. Spraw, by e-maile były zwięzłe i łatwe do odczytania, pisząc opisową linię tematyczną, wykorzystując punkty i podsumowując kluczowe punkty.

Wysyłanie wiadomości e-mail

Zastanów się dwa razy przed naciśnięciem przycisku "wyślij". E-maile są formą komunikacji, którą każdy może zobaczyć w drodze. Kopiuj tylko osoby wymagające wiedzy, aby uniknąć przytłoczenia użytkownika niepotrzebnymi informacjami. Pamiętaj też, że wrażliwe tematy często są lepiej rozwiązywane przez telefon lub osobiście.

Odpowiadanie na e-mail

Korespondenci e-mail często oczekują natychmiastowych odpowiedzi. Aby zarządzać tymi oczekiwaniami, utwórz wiadomość nieobecności z alternatywnymi danymi kontaktowymi, gdy będziesz niedostępny. W przeciwnym razie odpowiedz na e-maile w rozsądnym przedziale czasowym. Pomocne może być podanie numeru telefonu w ramach zwrotu grzecznościowego, aby umożliwić odbiorcom łatwe połączenie się z Tobą w ten sposób.

Udostępnianie e-maila

Adres e-mail nadawcy oczekuje, że jego adres nie zostanie udostępniony w niezatwierdzonych celach, nawet jeśli nie jest sformalizowany w polityce prywatności. Nadawca ma również obowiązek nie uwzględniać poufnych informacji, takich jak informacje o karcie kredytowej, które mogą zostać niewłaściwie wykorzystane przez niezamierzoną osobę.

Korzystanie z zasobów firmy

E-maile przesyłane podczas pracy podlegają zasadom firmy. Zazwyczaj niedopuszczalne jest przesyłanie żartów i łańcuszków e-mail. Ogranicz osobistą korespondencję e-mail i użyj profesjonalnego adresu e-mail, jeśli masz do wyboru.