Wytyczne dla komunikacji polite
Zasady grzeczności, komunikacji i innych rzeczy są przesiąknięte historią. Niektóre zmieniły się wraz ze zmianą społeczeństwa i technologii. Z pewnością to, co reguluje uprzejmą komunikację w niektórych kulturach, nie jest prawdą w innych, dlatego ważne jest wcześniejsze zrozumienie różnic kulturowych. Komunikuje się grzecznie, oznacza szacunek dla innych, który może przejść długą drogę zarówno w komunikacji osobistej, jak i biznesowej.
Przerwanie
Przerwanie jest zwykle uważane za zachowanie niegrzeczne. Pozwól, aby mówca zakończył zdanie w rozmowie lub miał wyznaczony czas na wypowiedź, na przykład podczas spotkania biznesowego. W niektórych przypadkach musisz przerwać, na przykład gdy masz mało czasu lub rozmowa znika z tematu lub trafiasz w nieodpowiedni obszar. W takich przypadkach grzeczna komunikacja oznacza umiejętność przejmowania się grzecznie. Ćwicz używając zwrotów takich jak: "Przepraszam, wiem, jak cenny jest twój czas, więc myślę, że powinniśmy trzymać się tematu."
Niewerbalne
Grzeczna komunikacja występuje w mimice i ruchach ciała, a także w słowach. Mówiąc, uśmiech może wskazywać na otwartość i pomagać słuchaczowi się zrelaksować. Jeśli słuchasz, siedząc w pozycji stojącej, utrzymując kontakt wzrokowy, od czasu do czasu kiwając głową, a nawet nieznacznie podnosząc brwi, mówca wie, że aktywnie zwracasz uwagę. Ważne jest, aby pamiętać, że sygnały niewerbalne nie zawsze są niezawodne. Na przykład, jeśli słuchacz marszczy brwi lub patrzy w dół, może po prostu nie czuć się dobrze. Ale bycie świadomym swoich niewerbalnych sygnałów jest najlepszym sposobem na ich wykorzystanie w uprzejmy sposób.
Pisanie
Prowadzenie korespondencji uprzejmej można pominąć przy dzisiejszej komunikacji elektronicznej, takiej jak poczta elektroniczna. Zachowaj profesjonalne maile biznesowe, tak jak staroświecki list. Zawsze używaj linii tematycznej, aby czytelnik zapoznał się z tematem i umieść w niej profesjonalne powitanie i linię podpisu. Niewerbalne sygnały są nieobecne w e-mailach, więc twoje maniery będą widoczne tylko w twoim użyciu "proszę", "dziękuję" i innych zwrotów grzecznościowych. Jeśli temat jest złożony lub potencjalnie konfrontacyjny, badania pokazują, że poczta e-mail może być bardziej uprzejma niż pozostawienie wiadomości poczty głosowej, ponieważ możesz wziąć więcej czasu i edytować przed wysłaniem.
Rozważania
Nigdy nie zakładaj, szczególnie w otoczeniu biznesowym, że ktoś ma czas na rozmowę, gdy jest nieplanowany; zapytaj przed próbą rozpoczęcia rozmowy. Nie pozwól, aby hałas w tle zakłócał rozmowy telefoniczne lub spróbuj zjeść obiad w trakcie rozmowy. Pamiętaj, że ranga biznesowa i szacunek, który się z nią wiąże, wciąż liczą się w sytuacjach towarzyskich, więc nie zakładaj znajomości z szefem na imprezie w biurze. Nie poprawiaj czyjejś gramatyki przed innymi, chyba że źle wymówią twoje imię. Unikaj rozmów, które dotyczą kogoś innego, a kiedy angażujesz się w rozmowę, nie dominuj nad nimi.