Zasady Etykieta pisania e-maili biznesowych

E-mail zapewnia specjalistom biznesowym łatwy i szybki sposób wymiany informacji drogą elektroniczną. Podobnie jak w przypadku wszystkich form korespondencji pisemnej w świecie biznesu, wiadomości e-mail muszą być skomponowane i sformatowane profesjonalnie. Chociaż ta forma zaawansowanej komunikacji promuje szybkie przesyłanie wiadomości, nie poświęcenie czasu na przestrzeganie standardów etykiety może doprowadzić do kontaktu z przełożonym w gorącej wodzie.

Użyj linii tematu

Zgodnie z Purdue University, zawsze wypełniaj temat wiadomości e-mailem. Dzięki temu odbiorcy wiedzą, o czym jest twoja poczta e-mail i jak powinni traktować priorytetowo czytanie wiadomości e-mail w porównaniu z dziesiątkami (lub setkami) innych e-maili, które muszą przeczytać. Musisz również wziąć pod uwagę, że Twoi odbiorcy prawdopodobnie czekali z niecierpliwością na e-mail od konkretnego tematu, ale jeśli Twój e-mail nie ma wiersza tematu, może nie wiedzieć, aby go otworzyć.

Ustaw profesjonalny ton

Ton Twojego e-maila powinien zawsze być profesjonalny. Zgodnie z zaleceniami opublikowanymi w witrynie Inc.com z czerwca 2010 r. Nie żartuj i nie używaj sarkazmu, unikaj modnego slangu lub żargonu i unikaj figlarności lub szału. Dodawanie buźek i innych emotikonów w firmowym e-mailu jest niewłaściwe. Nawet jeśli znasz osobę, do której wysyłasz wiadomość e-mail, nie wiesz, ile osób może zobaczyć Twój e-mail.

Właściwe zwroty

Tak jak w przypadku listu odręcznego (lub napisanego na maszynie), użyj właściwego zwrotu grzecznościowego w wiadomości e-mail. Uniwersytet Purdue zaleca pisarzom e-mail adresowanie adresatów za pomocą ciepłego powitania, na przykład "Dzień dobry", i zawarcie e-maila z "Z poważaniem" lub "Dziękuję". Tego rodzaju pozdrowienia pozwalają zachować profesjonalną i uprzejmą pocztę e-mail.

Użyj profesjonalnych czcionek

Czcionka, której używasz w wiadomości e-mail, jest odbiciem Ciebie. Czcionki wyglądające na kreskówek, takie jak czcionki z falistymi lub żwawymi literami, sprawiają, że nadawca jest dziecinny, co zmniejsza profesjonalizm komunikacji. Zachowaj profesjonalne czcionki. Według Wellesley College najlepsze czcionki do użytku w celach biznesowych to czcionki Times New Roman, Arial i inne czcionki do książek.

Ponadto powstrzymaj się od zmiany czcionki tak, aby była we wszystkich wielkich literach, ponieważ jest ona interpretowana w komunikacji online jako wrzask.

Sprawdź swój adres e-mail

Wysyłanie e-maili z błędami ortograficznymi, błędami interpunkcyjnymi i innymi rodzajami błędów gramatycznych lub technicznych jest nieprofesjonalne. Takie błędy sprawiają, że wygląda na to, że nie posiadasz odpowiednich umiejętności pisania. Użyj funkcji sprawdzania pisowni w programie pocztowym, aby poprawić błędnie napisane słowa i zawsze sprawdzaj swoją kompozycję przed naciśnięciem przycisku "Wyślij".