Przykład systemu płacowego

Musisz płacić swoim pracownikom za pomocą systemu płac, ale rodzaj systemu, którego używasz, zależy od Twoich potrzeb płacowych. Wielkość firmy i znajomość zadań związanych z płacami mają wiele wspólnego z wyborem systemu automatycznego lub ręcznego, czy też przekazaniem pracy dostawcy usług płacowych.

W domu zautomatyzowane

Zautomatyzowany lub skomputeryzowany system płac może być samodzielnym oprogramowaniem lub oprogramowaniem płac zintegrowanym z zasobami ludzkimi i funkcjami księgowymi. Z witryny pracy wprowadzasz do systemu dane osobowe pracowników - w tym dane osobowe, takie jak numer ubezpieczenia społecznego i adres - oraz płace, godziny pracy, stawkę wynagrodzenia i informacje o wstrzymaniu podatków. Oprogramowanie oblicza wypłaty na podstawie wprowadzonych danych i umożliwia dokonywanie płatności za pomocą czeków bieżących, bezpośrednich wpłat i kart płatniczych.

Dzięki automatycznemu systemowi mierzenia czasu możesz wpisać godziny w oprogramowanie płac. Oprogramowanie płacowe potrąca podatki od wynagrodzeń Twoich pracowników i oblicza złożone elementy, takie jak płacowe wynagrodzenie, dodatkowe wynagrodzenie i odliczenia od podatku. Oprogramowanie pozwala śledzić konkretne świadczenia pracownicze, drukować rejestry płac i raporty podatkowe oraz wykonywać przetwarzanie W-2. Ten system poprawia wydajność i dokładność w porównaniu z systemami ręcznymi.

Payroll Service

Usługa płac to system zewnętrzny. Za dodatkową opłatą zlecasz zadania płacowe dostawcy. W zależności od potrzeb, dostawca przetwarza całą listę płac, w tym kwestie podatku od wynagrodzeń lub zarządza niektórymi aspektami listy płac.

Płace firmy zazwyczaj oferują usługi online, a niektóre oferują podejście zrób to sam: Możesz uruchomić listę płac z telefonu komórkowego lub biura i wydrukować własne wypłaty, jeśli chcesz. Zamiast kupować oprogramowanie, korzystasz z internetowego systemu dostawcy. Inne firmy płacowe oferują bardziej ograniczone usługi online. Na przykład, przesyłasz godziny pracy swoich pracowników do systemu dostawcy, podczas gdy dostawca przetwarza całą Twoją listę płac i przekazuje ci wypłaty. Ten system może zaoszczędzić czas i pieniądze oraz pomóc w zmniejszeniu kar za pomyłki w obliczeniach wynagrodzeń, godzin i podatków, ponieważ dostawca zazwyczaj posiada ekspertów w tych dziedzinach. Nadal musisz zweryfikować pracę dostawcy i być na bieżąco z kwestiami płacowymi, ponieważ możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności za błędy dostawcy.

Ręcznie

Przetwarzanie całej listy płac ręcznie lub ręcznie może zadziałać, jeśli masz niewielu pracowników, na przykład pięciu lub mniej. Aby ustanowić ten system, potrzebujesz tylko kilku pozycji, takich jak czeki bankowe, czasopisma biurowe i listy płac. Obliczysz płace i odliczenia ręcznie, co może być ryzykowne, ponieważ obliczenia płacowe mogą być skomplikowane.

Ponieważ nie masz oprogramowania, które pomogłoby Ci w obliczeniach, potrójne sprawdzenie każdej listy płac pod kątem dokładności, zanim faktycznie zapłacisz swoim pracownikom. Nie pisz ręcznie rocznych W-2, ponieważ skaner Social Security Administration wymaga użycia specyficznej czcionki do ich odczytania; zamiast tego użyj maszyny do pisania. Do przechowywania danych przechowuj tylko pliki papierowe. Ten system jest łatwy i niedrogi do ustalenia.

Rozważania

US Small Business Administration zaleca podjęcie określonych kroków, aby pomóc w ustanowieniu systemu płac. Obejmuje to uzyskanie numeru identyfikacyjnego pracodawcy, ustalenie, czy państwo i samorządy wymagają numerów identyfikacyjnych, znających różnicę między pracownikami i niezależnymi kontrahentami, wybierając okres wynagrodzenia zgodny z prawem stanowym i wybierając odpowiedni system płac.