Przykłady rachunkowości dla kont typu "suspens"

Księgowy wykorzystuje konto przejściowe, tymczasowe konto w biznesowym zestawieniu kont, do rejestrowania całości lub części transakcji, której nie wie, jak inaczej kodować. Kiedy zidentyfikuje właściwy rachunek transakcji, przeniesie go z konta przejściowego na właściwe konto.

Plan kont

Księgowy dostosowuje plan kont do potrzeb Twojej firmy. Jest to lista różnych nazw kont i numerów do przechowywania i rejestrowania szczegółowych transakcji. Zazwyczaj zwane wiadrami przez księgowych, celem tych rachunków jest uchwycenie szczegółowych danych finansowych. Księgowy zwykle tworzy konto przejściowe dla każdego głównego konta w księdze głównej. Główne rachunki obejmują aktywa, zobowiązania, przychody, koszty, zyski i straty. Charakter konta głównego, bez względu na to, czy zachowuje równowagę kredytową czy debetową, ma również zastosowanie do konta suspensowego z nim powiązanego.

Używanie kont typu "suspens"

Wszystkie transakcje księgowe pojawiają się na co najmniej dwóch kontach i muszą się wzajemnie bilansować. To się nazywa księgowość podwójnego zapisu. Księgowy używa konta przejściowego do zakodowania całości lub części jednej strony transakcji, gdy nie wie, dokąd się udaje. Zapobiega to umieszczaniu nieznanych transakcji w niewłaściwych obszarach księgi głównej. Na przykład Twój księgowy użyłby konta suspensów płac dla nieznanych dystrybucji związanych z płatnościami. Nie umieściłaby nieznanej transakcji majątkowej na koncie suspensowym listy płac, umieściłaby ją na koncie przejściowym związanym z aktywami.

Rachunki departamentów

Księgowy może również założyć konta suspensowe dla poszczególnych działów firmy. Na przykład, jeśli monitorujesz wydatki działu produkcji, księgowy może uwzględnić konto przejściowe o nieznanych kosztach produkcji. Rachunki wydatków departamentów są przesyłane na główny rachunek księgi głównej po zamknięciu cyklu biznesowego w podsumowaniu pozycji wiersza. Dzięki takiemu poziomowi szczegółowości na poziomie działu pozwala właścicielowi firmy śledzić wydatki według działu. Wydzierżawione konto departamentu pozwala na zrównoważenie pozycji, gdy nie ma konta dla tej części transakcji.

Wiele kont suspensów

Ponieważ plan kont jest dostosowany do potrzeb Twojej firmy, możesz nie mieć tych samych kont, co inne firmy. Konto przejściowe można umieścić w dowolnym punkcie planu kont. Na przykład możesz mieć konto suspensowe dla płac, konto przejściowe podatku, konto zawieszania zapasów i inne. Twój plan kont może zawierać tyle kont, ile potrzebujesz, ale co najmniej potrzebujesz co najmniej jednego na każde główne konto w księdze głównej.

Usuwanie kont suspensów

Większość księgowych rozlicza rachunki przejściowe miesięcznie lub cyklicznie, co daje im zerową równowagę. Ponieważ jest to tylko tymczasowe konto, niedopuszczalne jest zbyt długie pozostawienie niezidentyfikowanych transakcji w niepewności. Saldo na koncie przejściowym przez dłuższy okres jest niedbałym sposobem zarządzania transakcjami i narusza zasady rachunkowości. Charakter rachunkowości polega na prawidłowej identyfikacji wszystkich transakcji i zakodowaniu ich na odpowiednie konta, nie pozostawiając ich na rachunku zawieszającym. Konto przejściowe daje księgowemu czas potrzebny do zidentyfikowania transakcji, ale nadal ma go w rejestrze. Gdy tylko wie, gdzie idzie transakcja lub założyła nowe konto, musi ją przenieść z niepewności.