Pięć najlepszych praktyk dla skuteczności wirtualnego zespołu

Zaletą korzystania z Internetu w biznesie jest to, że można tworzyć wirtualne zespoły robocze, które mogą funkcjonować jako grupa, nawet jeśli członkowie znajdują się w różnych lokalizacjach. Utrzymanie efektywności w wirtualnym zespole wymaga poświęcenia od każdego członka. Istnieją również procedury i zasady, które każdy członek grupy może zastosować, aby wypracować skuteczne nawyki pracy zespołowej.

Podstawowe zasady

Procedury i zasady postępowania regulują grupę. Najlepszą praktyką dla wirtualnego zespołu jest ustalenie przez menedżera zasad pracy proceduralnej i zasad etykiety internetowej, które określają sposób interakcji grupy. Grupa powinna poświęcić czas na dokonanie przeglądu zasad, a kierownictwo powinno poświęcić przynajmniej jedną sesję szkoleniową online na ćwiczenie procedur grupowych, aby wszyscy zrozumieli, jak powinien funkcjonować zespół.

Wymiana informacji

Wirtualne zespoły nie mają zalet natychmiastowej bezpośredniej współpracy, jaką mają standardowe grupy biurowe. Każdy członek wirtualnego zespołu roboczego powinien sprawdzać pocztę e-mail i inne systemy przesyłania wiadomości kilka razy na godzinę i odpowiadać na wszystkie wiadomości tak szybko, jak to możliwe. Utrzymuje to sprawną wymianę informacji istotnych dla sukcesu każdego zespołu.

Planowanie

Ustalanie improwizowanych wirtualnych spotkań zespołów może być trudne z powodu możliwości, że członkowie mogą być daleko od swoich komputerów. Aby utrzymać efektywność, wirtualny zespół powinien opracować harmonogram prac, w którym wszyscy członkowie są jednocześnie online, a zespół może rozwiązać wszelkie problemy pojawiające się w ustalonym z góry harmonogramie. Kierownik zespołu powinien być zawsze dostępny przez telefon lub Internet w przypadku sytuacji awaryjnej.

Wiele linii komunikacyjnych

Wirtualny pracownik czasami może czuć się odizolowany od współpracowników, mimo że zespół wirtualny działa jako grupa. Wirtualna grupa robocza powinna posiadać linie komunikacji biznesowej i osobiste linie komunikacyjne dla każdego członka. Dzięki temu członkowie zespołu mogą przechowywać informacje związane z pracą z dala od danych osobowych, ale jednocześnie pozwalają im przekomarzać się z pracownikami wirtualnymi. Na przykład każdy pracownik wirtualny powinien mieć osobisty i firmowy adres e-mail do komunikacji z członkami zespołu.

Empowerment

Mikromanowanie wirtualnej grupy roboczej może być frustrujące dla menedżera i pracowników. Lider zespołu powinien dawać pracownikom możliwość podejmowania codziennych decyzji dotyczących zadań, ale powinien ustanowić wytyczne dla decyzji, które muszą zostać zatwierdzone przez kierownika. Pomaga to usprawnić przepływ pracy i pozwala członkom zespołu przejmować odpowiedzialność za obowiązki służbowe.