Jak wyeliminować nie-pokazy w gabinetach dentystycznych

Pacjenci z zaburzeniami stomatologicznymi, którzy nie pojawiają się w umówionym terminie, osłabiają stabilność finansową praktyk dentystycznych, zwłaszcza małych. Takie zachowanie, a także anulowanie w ostatniej chwili, pozostawia luki w planowaniu, które mógłby wypełnić inny pacjent potrzebujący usług dentystycznych. Ponadto zdarzenie typu "no-show" może naruszyć produktywność personelu stomatologicznego, jeśli wypełni się miejsce, a nowy pacjent wymaga bardziej złożonej opieki stomatologicznej niż pierwotnie zaplanowany pacjent. Chociaż nie możesz całkowicie zatrzymać nieporządków, możesz zmniejszyć lub prawie wyeliminować ten problem i wpływ, jaki ma on na Twoją firmę.

1.

Omów znaczenie następnego spotkania z pacjentami w fotelu, zanim wyjdą po egzaminie stomatologicznym lub pracy. Na przykład, jeśli pacjent powinien mieć czyszczenie podczas następnej wizyty, przedyskutuj i podkreśl, dlaczego regularne czyszczenie zębów jest ważne dla ogólnego stanu zdrowia pacjenta.

2.

Stwórz politykę planowania z regułami, których pacjenci muszą przestrzegać, aby nadal otrzymywać usługi. W polityce wyjaśnij wpływ braku zgłoszeń i odwołań w ostatniej chwili na wyniki końcowe i jasno określ kary za nieprzestrzeganie zasad, takich jak opłata "nie pokazująca". Po utworzeniu tej zasady wymaga, aby wszyscy pacjenci podpisali ją, aby potwierdzić, że rozumieją i zgadzają się z zasadami.

3.

Poproś o wypłatę depozytu na następny termin od swoich pacjentów, aby zainwestowali je finansowo i wymagali od 24 do 48 godzin powiadomienia o konieczności zmiany terminu lub anulowania. Poproś o wpłatę przy kasie, gdy pacjent płaci za bieżącą wizytę i planuje kolejną.

4.

Wyślij prośby o potwierdzenie spotkania i przypomnienia o swoich pacjentach. Wyślij e-mail lub wiadomość tekstową do pacjenta na tydzień przed spotkaniem, a następnie zadzwoń do pacjenta z przypomnieniem poprzedniego dnia.

5.

Poproś pracownika biura, aby natychmiast zadzwonił do pacjenta, który nie pokazał się w ciągu 15 minut od czasu jego wizyty, aby dowiedzieć się, dlaczego się nie pojawił, powtórzyć zasady ustalania harmonogramów i zmienić termin spotkania, jeśli to możliwe.

6.

Odłóż godzinę pod koniec każdego tygodnia, aby osobiście zadzwonić do pacjentów powtarzających się nieoficjalnie i omówić z nimi ich nieobecności oraz znaczenie zaangażowania się w opiekę stomatologiczną i przestrzeganie harmonogramu.

Wskazówka

• Utrzymuj listę oczekujących pacjentów, którzy od dawna nie widzieliście, aby wypełnić luki w pierwszej i ostatniej sekundzie. Jeśli nie uda się wyleczyć pacjenta, należy skontaktować się z pacjentami z listy, którzy potrzebują pomocy stomatologicznej, aby czuć, że można leczyć w dostępnym czasie.

Ostrzeżenia

• Nigdy nie rezerwuj pacjentów z nadmierną rezerwacją, aby zrównoważyć wpływ niedokazania lub anulowania w ostatniej chwili. Overbooking powoduje niepotrzebne obciążenie personelu dentystycznego i biurowego, co może skutkować błędami w harmonogramowaniu i serwisowaniem.
• Nigdy nie wysyłaj wiadomości tekstowych do pacjentów z prośbami o potwierdzenie spotkania lub przypomnieniami bez pisemnej zgody na to, ponieważ niektórzy pacjenci mogą otrzymywać wysokie opłaty za wiadomości tekstowe.