Cele komunikacji biznesowej

Jako właściciel małej firmy, kuszące jest postrzeganie obecnego stanu rzeczy komunikatywnych jako fatalnego. Dowód jest wszędzie; ludzie przebijają się przez ich codzienne życie, pośpiesznie przeczesują wiadomości tekstowe, e-maile i pocztę, aby sprawdzić, czy zapomnieli o czymś tak pilnym, tak ważnym, że świat może się zawalić, jeśli nie reaguje teraz na tę wiadomość tekstową lub głosową .

Wszystko to rozpędzone, pędzące jak kurczak bez głowy, jest okazją do wyróżnienia się wśród pracowników, klientów, sprzedawców, przedstawicieli handlowych i współpracowników zewnętrznych, jako osoba bardziej profesjonalna w komunikacji. Jesteś profesjonalnym komunikatorem. Możesz zrobić klasyczne wrażenie na każdym, kogo spotkasz, ponieważ chcesz zwolnić tempo. Jesteś na tyle sprytny, by wiedzieć, że Twoje dobre imię, marka, wizerunek i reputacja zależą od tego, czy jesteś dobrym komunikatorem, więc postanawiasz poprawić swoje cele komunikacji biznesowej.

Jak już wiesz o komunikacji, wiesz również, że będziesz mieć wyraźną przewagę nad konkurencją, zapewniając:

• Odświeżyć podstawowy proces komunikacji.
• Rozważ pomocne definicje komunikacji biznesowej. Chwyć charakterystyczne cechy komunikacji biznesowej. Oto cele komunikacji biznesowej.

Odświeżyć komunikację

Póki co staraj się nie myśleć o wiadomościach poczty głosowej pozostawionych na czyimś komputerze lub o wysłanych e-mailach, które nie otrzymały odpowiedzi. Chociaż są to z pewnością formy komunikacji, są one jednym ze sposobów. Większość form komunikacji to dwustronne wymiany. W ten sposób "ogólna" komunikacja i komunikacja biznesowa następują po kilku podobnych krokach:

• Nadawca myśli o idei.
• Nadawca decyduje, jak wyrazić ten pomysł słowami - specjaliści od komunikacji procesowej nazywają "kodowaniem".
• Nadawca wybiera medium (telefon, e-mail, wiadomość tekstową), aby wysłać wiadomość. * Nadawca przesyła wiadomość.
• Odbiorca odbiera i odszyfruje (dekoduje) wiadomość.
• Odbiorca oferuje opinie.

Określ komunikację biznesową

Może pomóc w utrwaleniu zrozumienia za pomocą definicji, dlatego warto rozważyć jedną z The Business Dictionary. Definiuje komunikację jako:

• "Dwukierunkowy proces osiągania wzajemnego zrozumienia, w którym uczestnicy nie tylko wymieniają (kodują-dekodują) informacje, wiadomości, pomysły i uczucia, ale także tworzą i dzielą się znaczeniem."

Komunikacja "ogólna" różni się od komunikacji biznesowej ze względu na kontekst, w którym odbywa się wymiana - innymi słowy, w otoczeniu biznesowym. Jest to jeden z tych pomocnych czasów, w których istnieje wiele definicji komunikacji biznesowej, pozwalających na łączenie elementów według własnego uznania.

Jedna z definicji przetrwała próbę czasu, napisaną przez Lawrence'a Davida Brennana w jego książce z 1960 roku "Business Communication". Zauważ, jak to podkreśla ustawienie:

• "Komunikacja biznesowa to ekspresja, przekazywanie, przyjmowanie i wymiana pomysłów w handlu i przemyśle. "

Słownik biznesowy rozszerzył tę definicję, mówiąc, że komunikacja biznesowa to:

• "Wymiana informacji między osobami w przedsiębiorstwie, która jest wykonywana dla komercyjnych korzyści organizacji. Ponadto komunikacja biznesowa może również odnosić się do sposobu, w jaki firma dzieli się informacjami, aby promować swój produkt lub usługi wśród potencjalnych konsumentów. "

W rezultacie komunikacja biznesowa może przybierać dwie formy: wewnętrzną i zewnętrzną. Tak więc część komunikacji, którą udostępniasz, jest przeznaczona dla całego świata, a część komunikacji, którą udostępniasz, jest przeznaczona dla odbiorców wewnętrznych, czyli Twoich pracowników i innych współpracowników. Pomyśl o komunikacji wewnętrznej jako o poufnych lub zastrzeżonych informacjach.

Jest mało prawdopodobne, że ograniczysz przepływ informacji w inny sposób. Innymi słowy, jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie dzielić się informacjami z zewnętrzną publicznością, jednocześnie zachowując ją (lub starając się ją zachować) od swoich wewnętrznych członków. Muszą być trzymane w pętli. Jak mówi The Business Communication:

• "Komunikacja biznesowa jest niezbędna do wykonywania funkcji zarządzania i zapewnienia sukcesu organizacji."

Skoncentruj się na charakterystyce cechowania

W tym momencie może zacząć was świtać, że nieco więcej niż ustawienie może odróżnić komunikację biznesową od "ogólnej" komunikacji, która ma miejsce w waszym świecie. Więc jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się: "Jakie są cechy komunikacji biznesowej?", Poszukaj niektórych z poniższych cech. Mogą nie być obecne w każdym komunikacie, który wysyłasz lub otrzymujesz. Ale ponieważ komunikacja biznesowa jest także celowa, istnieje szansa, że ​​pewne cechy będą się pojawiać raz za razem. Komunikacja biznesowa to:

• Faktyczny. Dobra komunikacja biznesowa jest rzeczowa. Nic nie może zatrzeć reputacji firmy szybciej niż niedokładne statystyki, półprawdy i zawyżone roszczenia. W dzisiejszych czasach ludzie sprawdzają informacje pod kątem dokładności, a technologia sprawia, że ​​stosunkowo łatwo to zrobić. Materiały promocyjne i sprzedażowe firmy zapewniają jej trochę pochwał i pochwał - tak długo, jak roszczenia mogą być wspierane i zatwierdzane. * Wyczyść. Dobra komunikacja biznesowa jest wolna od niejasnych, niejasnych stwierdzeń . Odbiorca wiadomości nigdy nie powinien zastanawiać się, o czym jest przesłanie. "Jasna komunikacja" pomaga "za pomocą prostych słów, a nie złożonych słów i przy użyciu bezpośrednich, deklaratywnych zdań. Wiele osób łatwiej jest śledzić informacje, gdy są prezentowane w formie punktorów lub gdy towarzyszą im wykresy lub diagramy. Te elementy również poprawiają przejrzystość.
• Praktyczny. Dobra komunikacja biznesowa jest przydatna i konieczna. Niezależnie od tego, czy komunikacja ma formę strony internetowej, broszury czy informacji prasowej, powinno istnieć uzasadnienie, dlaczego komunikacja istnieje i jak ludzie mogą czerpać korzyści z komunikacji.
• Często perswazyjne. Dobra komunikacja biznesowa ma na celu przeniesienie kogoś z tej wewnętrznej lub zewnętrznej grupy, aby coś zrobił. (A jeśli jest jasne, powinno być oczywiste, co to jest "coś".) Niektórzy właściciele firm popełniają błąd, ignorując siłę komunikatów podprogowych w komunikacji. Na przykład zamieszczanie wewnętrznych jubileuszowych pozdrowień z okazji firmy i wyznaczanie "pracownika miesiąca" wymaga czasu i wysiłku. Ale ukryty perswazyjny przekaz powinien być oczywisty dla spostrzegawczych pracowników: "To firma, która dba o ciebie, więc rób swoje i troszcz się o firmę."
• Strategiczny. Dobra komunikacja biznesowa jest zaplanowana, zorganizowana i wykonana tak, aby osiągnąć swój konkretny cel.

Oto cele komunikacji biznesowej

Jak można podejrzewać, cele te mogą być tak różne, jak członkowie personelu. W rzeczywistości, gdy rozglądasz się po swoim biurze, rodzaje komunikacji biznesowej, które płyną wewnętrznie, mogą odzwierciedlać formę, funkcję lub osobowość twoich różnych działów. Niektóre z celów komunikacji biznesowej obejmują:

• Udostępnianie informacji, które mogą reprezentować większość komunikacji biznesowej wysyłanej zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Takie informacje mogą być aktualne, takie jak raporty sprzedaży i wyniki badań satysfakcji klienta. Niektóre z nich mogą mieć charakter wrażliwy, np. Raporty dotyczące zarobków. Niektóre z nich mogą być oznaczone jako "poufne" i ograniczone tylko do niektórych osób, na przykład strategiczna zmiana kierunku wśród jednej z konkurencji. Głównym celem tego rodzaju komunikacji jest edukacja i oświecenie. * Przekonywanie, które wielu ludzi chętnie kojarzy z materiałami sprzedażowymi, reklamowymi i marketingowymi. Kiedy te typy perswazji są dobrze przygotowane, odbiorcy są poruszeni, a nawet chętni do działania w sprawie wiadomości. Ale "zabezpieczenie", które promuje produkty lub usługi twojej firmy, to tylko część przekonującej komunikacji biznesowej, którą możesz sfinalizować jako właściciel małej firmy. Umieszczenie upartego sprzedawcy lub dostawcy może w pewnym momencie wymagać przekonującej apelacji. Próba wygrania zmiany warunków zagospodarowania przestrzennego dla Twojej firmy może wymagać wielu perswazyjnych wysiłków dla lokalnych i regionalnych urzędników państwowych. I nie zapominaj o swoich pracownikach, którzy mogą w pewnym momencie kwestionować mądrość nowej polityki firmy lub procedury. Przekonujący e-mail od Ciebie może być właśnie tym, czego potrzebują, aby je wyprostować.
• Ocena wydajności i dostarczanie informacji zwrotnych, które zgodziłoby się wielu właścicieli małych firm, to umiejętność, którą rozwijają się z czasem. W końcu nikt nie jest urodzonym rzeczoznawcą ludzkich osiągnięć i potencjału. Ta forma komunikacji biznesowej jest z reguły wyczekiwana przez pracowników, szczególnie jeśli wiąże się to ze wzrostem wynagrodzeń. Ponieważ opinie są jednym ze sposobów, w jaki właściciel firmy pozostaje odpowiedzialny przed swoimi pracownikami, doświadczony właściciel pozostaje na bieżąco i zapewnia, że ​​dysponuje praktycznym systemem oceny wydajności pracowników.
• Motywujące, które mogą działać na podstawie podziękowań wysłanych wszystkim pracownikom do ogłoszenia konkursu sprzedaży związanego z ekstrawagancką nagrodą. Nikt nie zna pracowników lepiej niż ty, więc nikt nie wie, jak zmotywować ich do utrzymania lub poprawy jakości pracy, którą produkują. Kolejnym celem motywacyjnej komunikacji biznesowej jest wspieranie koleżeństwa w miejscu pracy, które często rodzi lojalność.
• Przekazywanie porady, którą możesz uznać za jedną z najbardziej satysfakcjonujących części Twojej roli jako właściciela małej firmy. Prawdopodobnie twoi pracownicy patrzą na ciebie i polegają na tobie za przywództwem - aby powiedzieć im nie tylko, co mają robić, ale także, jak zrobić to lepiej. Jako formę komunikacji biznesowej, porady mogą być kierowane do osoby lub grupy, w zależności od okoliczności. Przygotowane w zamyśle i pomocne przykłady ilustrujące twoje punkty, komunikaty te mogą stać się wartościowymi zasobami dla pracowników. Oferowanie sugestii, opinii i pomysłów, które mogą przebiegać na dwa sposoby: od ciebie do pracowników lub od nich. W zależności od struktury Twojej firmy, możesz również mieć menedżerów średniego szczebla, od których jesteś zależny, aby utrzymać ten przepływ. Sugestie, opinie i pomysły mogą stanowić wielką obietnicę poprawy biznesu na niezliczoną ilość sposobów - dopóki ego, rywalizacja i konkurencyjne zazdrości nie ingerują. Potrzeba również zaangażowania ze strony pewnego siebie i otwartego właściciela biznesu, aby utrzymać ten rodzaj komunikacji. Na początku wielu właścicieli małych firm zobowiązało się do utrzymywania "polityki otwartych drzwi" na sugestie, opinie i pomysły. Ale potem w końcu prosi się o presję czasu i nieświadomie odcinają ten cenny zasób. Polecanie instruktażu lub szkolenia związanego z pracą, które możesz przeprowadzić sam lub zlecić na zewnątrz osobie trzeciej. Tak czy inaczej, ta forma komunikacji biznesowej może również zawierać elementy perswazji, szczególnie jeśli podejrzewasz, że pracownicy mogą opierać się zaleceniu. Twoi pracownicy mogą Cię zaskoczyć: zazwyczaj doceniają możliwość poszerzenia swojej wiedzy i doskonalenia swoich umiejętności, a jednocześnie zwiększają ich wartość dla Ciebie. Instruktaż i szkolenie często wymaga dwóch fal komunikacji: pierwszej, która ogłasza szkolenie; drugi zapewnia informacje pomocnicze, takie jak materiały referencyjne.

Podobnie jak w przypadku innych elementów Twojego małego biznesu, będziesz musiał poprawić swoje umiejętności komunikacji biznesowej dzięki praktyce. Więc, jeśli myślisz o zatrudnieniu "dyrektora pierwszych wrażeń"? Nie przejmuj się. Twoje komunikaty powinny dawać odpowiednie wrażenie, które odróżni cię od rozproszonego tłumu, który jest wszędzie wokół ciebie.