Jak napisać raport biznesowy do dyrektora wykonawczego

Biznesmeni korzystają z raportów, aby lepiej zrozumieć procesy i protokoły w ramach działu lub wydarzenia. Raporty biznesowe obejmują bardzo specyficzne obszary przeglądu. Chociaż może wydawać się onieśmielające napisanie raportu biznesowego do przełożonego, przestrzeganie kilku standardowych wytycznych pomaga autorowi raportu pozostać na dobrej drodze, aby mógł stworzyć znaczący dokument.

Sprawdź szablony pakietu Office

Niektóre organizacje biznesowe mają szablony lub przewodniki na temat pisania raportów specyficznych dla standardów firmy. Skontaktuj się z przełożonym, czy masz dostęp do odpowiednich szablonów. Szablon ułatwia przejście sekcji według sekcji w celu uzupełnienia niezbędnych danych. Jeśli nie masz istniejącego szablonu, trzymaj się podstawowych wytycznych, jako szablonu raportu.

Ogólnie rzecz biorąc, pisanie biznesu używa formatowania blokowego, więc sekcje będą przepływać w dół strony wyrównane do lewego marginesu. Używaj łatwych do odczytania czcionek, takich jak Courier lub Times New Roman, zachowując rozmiar czcionki na poziomie 12. Użyj pogrubienia dla nagłówków sekcji, aby się wyróżniły. Dłuższe raporty korzystają ze strony tytułowej i spisu treści.

Cel raportu

W tej części raportu pomyśl jak dziennikarz. Pomyśl o swoich odbiorcach i celu raportu. Tytuł raportu w jasny sposób, który określa cel sprawozdania, tak aby władza wykonawcza mogła łatwo powiedzieć, co jest tematem. Użyj pierwszego akapitu lub dwóch, aby określić cel bardziej szczegółowo. Określ cele raportu. Na przykład raport zatytułowany "Podsumowanie implementacji protokołu bezpieczeństwa w lokalizacjach witryny" może mieć kilka celów. Cele te mogą obejmować "przegląd istniejącego protokołu bezpieczeństwa, identyfikację problemów i określenie celów dla ulepszonych wskazówek dotyczących szkoleń i bezpieczeństwa".

Przejrzyj dane w tle

Zrób akapit, aby rozwinąć tło odpowiadające każdemu celowi. Sprawdź dostępne dane, w tym najnowsze raporty o incydentach, opinie klientów lub ankiety dla pracowników. Dla przykładu raportu bezpieczeństwa przejrzyj historyczne dane dotyczące bezpieczeństwa istniejącej firmy, w tym wszelkie znane statystyki. W razie potrzeby uwzględnij standardy branżowe. Przytocz wszelkie istniejące lub nowe regulacje i omawiaj istniejące szkolenia i protokoły dotyczące lokalizacji na miejscu. Porozmawiaj o tym, co firma lub dział robi dobrze, co może nie być najlepszą praktyką i co może być nie tak.

Omów potencjalne środki zaradcze

Jeśli istnieją środki zaradcze, opublikuj akapit wyjaśniający je. Nowa klasa bezpieczeństwa oferowana przez Biuro ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA) może być dostępna jako warsztat na miejscu. Zaktualizowane zestawy pierwszej pomocy i ulepszony protokół pierwszej odpowiedzi mogą pomóc w poprawie bezpieczeństwa w departamencie. To tylko kilka przykładów tego, jak szukać obszarów w określonej niszy branżowej, które mogą stanowić rozwiązanie problemów.

Podsumuj główne idee

Ustęp, który podsumowuje cały raport, jego cele i potencjalne środki zaradcze, ułatwia kierownikom skanowanie dokumentu w poszukiwaniu istotnych informacji. Niniejszy punkt musi być zwięzły i musi powtórzyć cel sprawozdania, doradztwo w zakresie potencjalnych rozwiązań lub ulepszeń.

Użyj określonego języka

Ogólnie rzecz biorąc, menedżerowie lubią podstawowe pomysły i nie mają czasu na kwiecisty język. Chociaż twoje opinie mogą być istotne podczas omawiania środków zaradczych, unikaj jawnie języka emocjonalnego. Na przykład, istnieje różnica między powiedzeniem: " Klasy pierwszej pomocy redukują poważne obrażenia w naszej branży ", a " Klasy pierwszej pomocy są absolutnie potrzebne, ponieważ moi współpracownicy niestety umrą bez niej ". O ile to możliwe, trzymaj się faktów, aby wspierać opinie.

Ważne jest również unikanie oceny tego, co robią pracownicy. Wskazywanie na coś złego jest jedną rzeczą, ale przekazanie oceny nie pomaga przenieść rozmowy na produktywne zmiany. Jeszcze raz pomyśl, jak dziennikarz, który stara się przekazywać fakty tak obiektywnie jak to możliwe.