Dobre zwroty za biznesowe wiadomości e-mail

Właściciele firm poprawiają swój wizerunek biznesu publicznego, gdy ich polityka korporacyjna jest mocno ugruntowana dla profesjonalnej komunikacji. Stało się powszechne dla pracowników, aby być bardzo nieformalnym, jeśli chodzi o wiadomości e-mail firm. I nawet jeśli jest to powszechne, nieformalne informacje o firmowych e-mailach nie są przyjętym standardem biznesowym. Właściciele firm muszą zdawać sobie sprawę z tego, że ustalenie odpowiedniego tonu nadaje ton całemu listowi. Zacznij od powitania. Ogranicz opcje zwrotu grzecznościowego, dając personelowi odpowiednie wybory.

Standardowy zwrot grzecznościowy

Powszechnym pozdrowieniem jest "Drogi Panie (nazwisko osoby)". Podobnie jak w przypadku tradycyjnej korespondencji pocztowej, korzystanie ze standardowego pozdrowienia pokazuje szacunek i profesjonalizm. Niektórzy mogą uważać to za staroświeckie, ale jest to bardziej akceptowalne niż mimowolne obrażanie. Powitanie, które zaczyna się od "Drodzy", jest ponadczasowe. Użyj nazwiska osoby, jeśli ją masz lub związek jest nowy. To pokazuje szacunek.

Na przykład "Szanowny Panie Jones" jest preferowany w stosunku do "Drogi Johnie". Jeśli nie masz pewności co do tytułu osoby (Pana, Pani, Pani lub Pani) lub nazwiska, dopuszczalne jest użycie imienia. Powinny to być standardowe zasady firmy, aby pracownicy próbowali znaleźć nazwisko odbiorcy przed skorzystaniem z imienia.

A Friendlier Salutation

Czasami e-maile są pisane przy użyciu mniej formalnych standardów, tylko dlatego, że nadawca chce być bardziej przyjazny. Na przykład "Cześć" jest bardziej przyjazny niż "Kochany". Można to wykorzystać nawet przy zimnej komunikacji, gdy nadawca nie ma nazwy odbiorcy. Jest również używany z imieniem, jak w "Cześć Jennifer". Właściciel firmy może mieć określone relacje z klientem, w przypadku, gdy jest ono używane na formalnym pozdrowieniu, zgodnie z procedurami firmy. Na przykład, personel może na pokładzie nowego klienta i zapytać ją, czy woli być wywołane przez jej imię lub jej ostatniego.

Profesjonalny ale serdeczny

Właściciele firm widzą "Pozdrowienia:" używane w korespondencji. Jest to akceptowalna zwrot grzecznościowy, ale sugeruje serdeczne relacje biznesowe, a nie formalny związek. Jest to próba bycia przyjaznym i innym, ale wciąż uważana jest za formalną. Często pojawia się w zimnych e-mailach lub w korespondencji, gdy strona wysyłająca nie ma silnego związku z odbiorcą.

Powitania, których należy unikać

Pomyśl o tym, kto czyta e-mail, zanim napiszesz pozdrowienie. Jeśli nie masz pewności, jak rozpocząć służbowy adres e-mail, popełnij błąd po stronie tradycyjnych zwrotów. Rozpoczynanie e-maila z "Hej" jest często postrzegane wśród młodszych pracowników, którzy na co dzień podchodzą do wszystkiego. Jest to jednak zbyt luźne w przypadku większości sytuacji biznesowych z powodu potencjalnego braku szacunku niektórych odbiorców. Jest to szczególnie ważne, gdy młodszy pracownik wysyła wiadomość e-mail do starszego kandydata lub współpracownika biznesowego.

Kolejne pozdrowienie, którego należy unikać, to: "komu może to dotyczyć", chyba że nie masz absolutnie żadnego pojęcia o tożsamości odbiorcy. To pozdrowienie sugeruje ślepy e-mail, który nie ma żadnego związku z odbiorcą. Większość odbiorców natychmiast postrzega to jako ślepy e-mail i mogą go odrzucić przed przeczytaniem. Na przykład "Cześć" jest bardziej przyjazny niż "Szanowny" i jest bardziej powszechny, gdy nadawca ma ustaloną pozytywną relację z odbiorcą.