Jak dokumentować posiłki za opłatą od podatków biznesowych

Gdy podróż służbowa zabiera pracowników z dala od domu, przynajmniej część kosztów posiłków można odliczyć. IRS może jednak chcieć udokumentowanych dowodów, że twoi pracownicy nie tylko kieszonkowali pieniądze jako dodatkowy dochód. Zamiast monitorowania kosztów przez pracowników, posiłek po posiłku, możesz zapłacić im dzienną dietę za posiłki i ewentualnie inne wydatki, takie jak zakwaterowanie. Tak długo, jak polityka firmy będzie zgodna z zasadami dotyczącymi diet IRS, pracownicy podróżujący nie będą musieli rejestrować każdego zakupionego posiłku.

1.

Ustaw stawkę diet dla pracowników równą lub niższą od standardowej stawki federalnej. Na przykład w 2010 r. Standardowa stawka za posiłki dla większości małych społeczności wynosiła 46 USD, chociaż pracownicy podróżujący do większych miast otrzymywali więcej. Publikacja IRS 1542 podaje konkretne stawki dla każdego miasta.

2.

Poinstruuj swoich pracowników, aby zapisali swoje podróże służbowe. Z dietą nie potrzebujesz pokwitowań na każdy posiłek; formularze pokazujące wypłatę diety są dowodem poniesienia kosztów, jeśli jest to stopa federalna. Będziesz jednak potrzebować pisemnego oświadczenia, dziennika okrętowego lub innego dokumentu podającego datę, kiedy twój pracownik był poza miastem, miejscem docelowym i celem biznesowym podróży.

3.

Przyjmuj pokwitowania za koszty posiłków przekraczające federalną stawkę diet. Jeśli twój pracownik musiał wydać 200 USD na posiłek służbowy z klientem, a ty ją zwrócisz, będziesz potrzebował pokwitowania na posiłek, na wypadek gdyby IRS kiedykolwiek sprawdził. Będziesz także musiał zgłosić zwrot nadwyżki - kwota wyższa niż standardowa federalna dieta - na W2 pracownika.

4.

Przechowuj rekordy wydatków w swoich plikach przez trzy lata. Zwykle przepisy o ograniczeniach IRS kończą się trzy lata po złożeniu zeznania podatkowego, chyba że jesteś podejrzany o oszustwo lub celowo zaniżasz o 25 procent lub więcej swoich dochodów.

Wskazówka

• Jeśli podróżujesz w interesach, jako właściciel firmy, musisz mieć pokwitowanie dla każdego oddzielnego posiłku, aby zaspokoić potrzeby urzędu IRS, nawet w przypadku diety. To samo dotyczy osób płacących dziennie za pracownika, który jest również członkiem rodziny.