Jak zmniejszyć rozmiar planu projektu

Redukcja projektu może być konieczna z wielu powodów, takich jak niedoszacowanie czasu lub innych zasobów niezbędnych do osiągnięcia celów projektu. Narzędzia potrzebne do zmniejszenia projektu organizacji biznesowej będą w dużej mierze zależały od konkretnych warunków firmy, takich jak stopień zakończenia projektu. Kluczowe koncepcje, o których należy pamiętać przy zmniejszaniu projektu, skupiają się na nowych celach, zarządzaniu morale oraz przeglądaniu kalendarzy i budżetów.

Project Premortem

W przypadku zawodów medycznych, postmortem jest terminem używanym do opisania oceny przyczyny śmierci danej osoby. W biznesie premortem jest terminem opisującym proces oceny, który pojawia się na początku, a nie na końcu projektu. "Wyobrażenie sobie, że zdarzenie już nastąpiło, zwiększa zdolność do prawidłowego identyfikowania przyczyn przyszłych wyników o 30 procent" - pisze Gary Klein w swoim eseju "Performing a Premortem Project" opublikowanym w Harvard Business Review. Przedsięwzięcie wykorzystuje wszystkie doświadczenia i spostrzeżenia członków zespołu, aby ocenić potencjalne przyczyny niepowodzenia dla celów projektu. Ocena słabości projektu już na samym początku zwiększa ostateczny potencjał projektu dla pomyślnego wyniku.

Ponowne rozmieszczanie zasobów projektu

Częściej maleje po rozpoczęciu projektu. W takim przypadku upewnij się, że członkowie zespołu akceptują zredukowane wyniki projektu. Może to wymagać przebudowy zasobów i zapewnienia dodatkowych szkoleń i zachęt do wprowadzania nowych lub dodatkowych celów i zadań projektu. Ponadto, cele projektu mogą wymagać ponownego planowania, gdy projekt zostanie zmniejszony, w tym nowe etapy i daty zakończenia dla celów projektu, działań i zadań.

Administracje projektu

Administracja w ramach projektu odnosi się do jego codziennych funkcji i alokacji zasobów. Narzędzia administracyjne potrzebne zespołowi projektowemu ulegną zmianie, jeśli projekt zostanie zmniejszony. Może to mieć wpływ na systemy biznesowe i procesy używane przez zespół. Może również wpływać na kontrakty dostawców i systemy zamówień, opracowane w celu realizacji celów projektu. W takich przypadkach umowy z dostawcami mogą wymagać przeglądu. Ponadto systemy zamówień zakupu projektów muszą zostać ocenione, aby zapewnić właściwe alokowanie zasobów.

Przechwytywanie zdobytych lekcji

Ocena i modyfikacja zasobów projektu jest niezbędnym i ciągłym procesem dla menedżerów projektów. Kiedy projekt musi zostać zmniejszony, kierownik projektu i interesariusze projektu powinni sprawdzić, dlaczego projekt wymaga redukcji. Przegląd ten może wzmocnić plany projektów w przyszłości oraz w przyszłych ocenach przedwczesnych wypadków. Może również pomóc w tworzeniu narzędzi do oceny, takich jak testy beta projektów dla przyszłych projektów.