Jak skutecznie komunikować się zdalnie

Według raportu z 2009 r. W "MIT Sloan Management Review", dziesięć procent wszystkich amerykańskich pracowników wyjechało z domu. Praca zdalna może być łatwiejsza w zarządzaniu dla dużych korporacji, których pracownicy często mają ściśle określoną rolę. Jednak pracownicy małych firm zazwyczaj ponoszą odpowiedzialność za wiele zadań i zadań, co oznacza, że ​​skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie, aby każdy członek zespołu rozumiał priorytety firmy i dokładnie wiedział, na których zadaniach należy się skoncentrować. Wyzwaniem dla menedżerów małych firm jest fakt, że małe firmy - szczególnie w fazie początkowej - mogą nie mieć fizycznych biur, więc pracownicy nie kontaktują się twarzą w twarz ze swoim menedżerem - jeśli w ogóle. W związku z tym menedżerowie małych firm muszą nauczyć się, jak skutecznie komunikować się zdalnie.

1.

Zrównoważyć komunikację. Strzeżcie się przed tendencją do zdumiewających pracowników, tylko dlatego, że są poza zasięgiem wzroku. Nie pozwól, aby dzień minął bez rozmowy z jednym pilotem co najmniej raz. I odwrotnie, unikaj nadmiernego komunikowania się z pracownikami. Przekroczenie zbyt dużej części czasu pracownika zdalnego za pomocą e-maili, połączeń telefonicznych i wiadomości może być postrzegane jako mikrozarządzanie i będzie rozpraszać od pracy pracownika.

2.

Zastąp typowe codzienne interakcje w chłodnicy wodnej krótką, ale częstą komunikacją ze zdalnym pracownikiem. Zamelduj się z podwładnymi na początku dnia, aby wymienić uprzejmości, tak jakbyś zatrzymał się przy biurku, by powiedzieć dzień dobry. Nawiąż kontakt, aby dowiedzieć się, co dzieje się w ciągu dnia, i informuj go o codziennych wydarzeniach w biurze.

3.

Wybierz odpowiedni nośnik wiadomości. E-mail to najlepszy wybór do wysyłania złożonych instrukcji, ponieważ można go zapisać, wydrukować i ponownie przeczytać tak często, jak tego wymaga pracownik. Dostarczaj informacje ważne dla czasu przez telefon lub wiadomość błyskawiczną, aby natychmiast potwierdzić, czy pracownik otrzymał wiadomość - wiadomości tekstowe i wiadomości e-mail podlegają opóźnieniu. Dostarcz poufne wiadomości i informacje przez telefon, aby nie doszło do przypadkowego wycieku zapisów z dyskusji.

4.

Zastanów się krytycznie nad tym, jak postrzegasz swoją wiadomość. Pracownikom trudno jest określić ton lub intencję przekazu bez mowy ciała jako wskazówki. Rozważ dostarczanie złych wiadomości przez telefon lub ustawienie osobistego spotkania zamiast wysyłania wiadomości e-mail.

5.

Pamiętaj, że komunikacja nie jest ulicą jednokierunkową. Poinformuj swoich pracowników o najlepszym sposobie skontaktowania się z Tobą i o godzinach, w których jesteś dostępny. Natychmiastowo przestawiaj połączenia i wiadomości e-mail. Pracownicy zdalni nie mają szans na czas spędzony z wyższym kierownictwem. Przekazuj sukcesy pracownika wyższej kadrze zarządzającej, aby był rozpoznawany za swoje osiągnięcia.

6.

Zapewnić pracownikowi możliwość interakcji z rówieśnikami. Skuteczna komunikacja wykracza poza zwykłego pracownika i jego menedżera. Aby personel mógł w pełni zrozumieć działanie firmy, jej priorytet i strategię, zdalni pracownicy muszą prowadzić ciągłą dyskusję z pozostałymi członkami zespołu.

Wskazówki

• Użyj odpowiedniej etykiety. Na przykład używanie wszystkich wielkich liter w wiadomości e-mail jest uważane za krzyki.
• Wskaż swoją dostępność za pośrednictwem ogólnoświatowego systemu wiadomości błyskawicznych. Pracownicy mogą natychmiast sprawdzić, kto jest dostępny online i uzyskać pomoc.
• Ustawiaj zapisane cele i listy zadań, aby Twój podwładny wiedział dokładnie, nad czym pracować.