Wskazówki dotyczące organizacji plików pracowniczych

Jako właściciel małej firmy ważne jest, aby przechowywać dokładne dane pracowników z punktu widzenia zasobów ludzkich, a także w celu zapewnienia zgodności z przepisami federalnymi i stanowymi. Ze względu na ich znaczenie zapisy pracowników muszą być dobrze zorganizowane, aby pomóc Ci znaleźć informacje, kiedy tylko będziesz tego potrzebować. Kilka wskazówek może pomóc w opracowaniu i zarządzaniu wydajnym systemem ewidencji pracowników.

Wybierz odpowiednią metodę

Wybierz metodę przechowywania plików, która pasuje do Twojego osobistego stylu i wielkości firmy. Jeśli Twoja firma jest bardzo mała - na przykład mając tylko dwóch lub trzech pracowników - możesz przechowywać dokumenty papierowe w folderach manila przechowywanych w zamkniętej szafce na pliki. W przypadku większego przedsiębiorstwa przechowywanie zapisów na komputerze może być znacznie wygodniejsze. Należy wykonać kopię zapasową wszystkich plików komputera za pomocą kopii papierowych lub zapisując je na dysku.

Utwórz standardowe formularze

Aby zapewnić spójność i dokładność, opracuj standardowe formularze dotyczące działań mających wpływ na wszystkich pracowników. Typowe formy mogą obejmować formy wykorzystywane do oceny wyników, postępowania dyscyplinarne i dostosowania wynagrodzeń. Standardowe formularze pomagają uczciwie traktować każdego pracownika i dostarczać dokumentację w przypadku zarzutów takich jak dyskryminacja.

Rozmieść pliki w porządku chronologicznym

Aby ułatwić znalezienie pozycji, szczególnie w przypadku korzystania z papierowego systemu segregowania, należy dokumentować dokumenty w porządku chronologicznym. Rozpocznij każdy plik z dokumentami związanymi z wynajmem nowych pracowników, które obejmują takie elementy, jak podanie o pracę, CV, podatki i formularze rządowe, takie jak W-4 i I-9, pisemny opis stanowiska i dane kontaktowe w nagłych wypadkach. Dodaj każdy nowy element w miarę jego pojawiania się, na przykład roczną ocenę wydajności. Można utworzyć podfoldery - takie jak nowe - informacje na temat wynajmu i oceny wydajności - dla każdego pracownika i uporządkować dokumenty chronologicznie w każdym z nich.

Dołącz podpisane umowy

Jeśli Twoja firma oferuje takie zasady, jak umowy niezgodne z prawem, umowy niezgodne z prawem, kodeks etyczny lub zasady nękania seksualnego, upewnij się, że otrzymałeś podpisane potwierdzenie, że pracownik przeczytał i zrozumiał każdy z nich oraz że zachował je w aktach. Będzie to chronić Cię w przypadku, gdy musisz wypowiedzieć pracownika z powodu naruszenia jednej z tych umów.

Wrażliwa informacja

Należy pamiętać, że pracownicy mają prawo do przeglądania plików pracowników. Oznacza to, że powinieneś uważać na informacje, które zdecydujesz się wprowadzić. Na przykład, jeśli podasz podżegające pisemne uwagi dotyczące przynależności etnicznej pracownika lub jego orientacji seksualnej, możesz otworzyć się na potencjalny proces sądowy.