Jak zakończyć lub zakończyć notatkę biznesową

Właściciele firm mają wiele dokumentów, które trafiają do ich skrzynek pocztowych lub do skrzynek pocztowych. Jako lider biznesu przeczytałeś niezliczoną ilość notatek, więc rozumiesz, że komunikacja i przejrzystość są niezbędne, aby podjąć działanie. Istnieje pięć typowych rodzajów not biznesowych. Zakończ notatki w sposób, który inspiruje ludzi do działania.

Wskazówka

• Zawarcie notki biznesowej zależy od rodzaju notatki, którą piszesz. Większość notatek kończy się wezwaniem do działania określającym wymagane kolejne kroki.

Podsumowanie raportów postępu

Długoterminowe projekty często wymagają aktualizacji odpowiednich stron o postępach. Notatka wyjaśniałaby, w którym miejscu zostało przerwane ostatnie sprawozdanie z postępów, jakie są aktualne czasy i jakie będą następne kroki. Określa działania już podjęte i osiągnięte wyniki.

Na przykład, jeśli kodujesz stronę internetową dla klienta, której ukończenie zajmie sześć miesięcy, możesz przesłać raport z postępu każdego miesiąca, aby zaktualizować klienta o rozwoju sytuacji. Identyfikuje również wszelkie napotkane problemy. Zawarcie raportu z postępów nakreśla kolejne kroki i prosi o podjęcie działań przez drugą stronę w celu rozwiązania problemów lub problemów.

Protokół ze spotkania Memo

Spotkanie ma miejsce, aby zebrać grupę umysłów, aby przeanalizować problemy, opracować burzę mózgów i zatwierdzić działania. Ponieważ spotkania często obejmują wiele informacji, z których część nie jest związana z kolejnymi krokami, do podsumowania spotkania służy notatka. Posiedzenie zarządu może głosować nad pozycjami budżetowymi.

Może się również pojawić dyskusja na temat wprowadzenia nowej strategii marketingowej. W notatce ze spotkania podsumowano najważniejsze punkty i zakończono oczekiwaniami każdej strony idącej naprzód. Będzie również ustalać szczegóły następnego spotkania, jeśli są one dostępne, takie jak data, godzina i miejsce.

Raporty z incydentów

Ten rodzaj notatki jest używany, gdy wydarzy się coś, co trzeba udokumentować dla pliku klienta lub pracownika. Wymagany jest raport o incydencie z klientem, jeśli ktoś wpadł podczas spaceru w twoim sklepie. Raport z incydentu z udziałem pracownika może udokumentować naruszenie zasad postępowania. Raporty o wypadkach są zapisem wydarzenia i zawierają datę, czas, lokalizację i okoliczności zdarzenia.

Są one przechowywane w aktach prawnych lub zasobach ludzkich jako dowód tego, co się stało. Zakończ raport o incydencie, odnotowując, czy wymagane są dalsze działania. Jeśli ktoś został ranny, określ, czy oceny lekarskie są zalecane lub uporządkowane. Jeśli pracownik narusza kodeks postępowania, należy podać wszelkie działania dyscyplinarne i szkolenia, które będą następstwem tego incydentu.

Dyrektywy dotyczące zespołów

Możesz użyć notatki, aby podać specyficzne dla zespołu dyrektywy. Czasami następuje zmiana w pewnej regule lub procedurze. W notatce dotyczącej dyrektywy nakreślono te zmiany i określono, czego oczekuje się od pracowników.

Na przykład, jeśli gabinet lekarski ma nową procedurę postępowania z ostrymi narzędziami (igłami lub skalpelami), każdy pracownik musi otrzymać kopię notatki, która określa zmianę i wszelkie oczekiwane nowe zachowania. Zakończ notatkę dotyczącą dyrektywy, wyraźnie powtarzając wymagane działania, podając daty szkoleń, a następnie oferując odpowiedzi na pytania pracowników dotyczące zmiany.

Memo w odpowiedzi na zapytanie

Pracownik, klient lub partner może zapytać o produkt, zasady lub procedurę. Notatka odpowiedzi na zapytanie odpowiada na pytania zadane w zapytaniu.

Na przykład pracownik może zapytać, dlaczego rękawice są wymagane w magazynie. Notatka zawierałaby wszelkie przepisy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, a także wskazywałaby zastosowanie sprzętu bezpieczeństwa, a następnie zajmowałaby się rzeczywistymi kwestiami bezpieczeństwa, które rękawice mają chronić przed magazynowaniem. Ten rodzaj notatki powinien podziękować tej osobie za zapytanie, a także powtórzyć, dlaczego polityka lub działanie są odpowiednie.