Jak korzystać z pierwszych imion w listach biznesowych

Życie poza miejscem pracy może być o wiele bardziej swobodnym środowiskiem niż przed 25 laty, ale jeśli chodzi o komunikację korporacyjną, warto pamiętać o manierach i starszych pracowników. Używanie imion w listach biznesowych i innych oficjalnych korespondencjach z pewnością nie jest mile widziane, ale jego zastosowanie zależy w dużej mierze od kontekstu, stylu i podejścia.

1.

Rozważ swój związek z odbiorcą listu. Jeśli nie spotkałeś się z osobą, do której piszesz, nie myśl nawet dwa razy: użyj jej nazwiska z odpowiednim tytułem, np. "Pan Jones", "Pani Smith", "Dr Warner" lub "Wielebny Clayton." Z nielicznymi wyjątkami większość środowisk korporacyjnych odstają od neutralnej, bardziej profesjonalnej "Pani". zamiast "Miss" lub "Mrs." Nawet jeśli wiesz, że dana osoba jest młodsza niż ty lub ona ma niższą pozycję w rankingu (np. Jesteś prezesem swojej firmy, pisząc do asystenta menedżera innej firmy), jeśli nie wiesz osobiście, nie używaj swojego imienia.

2.

Zastanów się nad kontekstem relacji z odbiorcą. Jeśli spotkałeś ją wcześniej, adresowanie jej po imieniu jest całkowicie dopuszczalne w niektórych przypadkach, takich jak wewnętrzne notatki lub e-maile. Wykorzystaj jednak swoją dyskrecję podczas używania imion, pozwalając na charakter korespondencji, aby dyktować ich użycie. Na przykład, jeśli inne osoby w firmie przeczytają list lub zajmą się kwestiami prawnymi, finansowymi lub administracyjnymi wysokiego szczebla, a zatem mogą być uważane za część oficjalnego pliku, domyślnie pod względem formalnym i formalnie zwracają się do niej.

3.

Użyj nazwiska, jeśli Twoja korespondencja obejmuje osobę trzecią. Jeśli piszesz do prezesa firmy i powołujesz się na swoją koleżankę i przyjaciółkę, Jill Jones, użyj "Pani Jones" zamiast po prostu "Jill". Nieformalne wiadomości e-mail i wewnętrzne notatki są bardziej elastyczne i pozwalają na swobodne używanie imion, ale w razie wątpliwości trzymaj się formalnego tytułu i nazwiska.

4.

Staraj się konsekwentnie zwracać się do adresata listu w tekście. Nie zaczynaj listu od "Mr. Hughes" i zakończ go słowami "Dzięki, Bob."