Jak korzystać z systemów telefonicznych w celu nawiązania kontaktu z osobami wewnątrz i na zewnątrz organizacji

Choć nowoczesne biuro zostało zalane dodatkowymi opcjami w zakresie komunikacji z korespondencją e-mail, telefonami komórkowymi, wideokonferencjami i wiadomościami tekstowymi, system telefoniczny nadal pozostaje niezłomny w komunikacji. Telefon biurowy działa jako ludzki rdzeń Twojego biura, pozwalając klientom wiedzieć, że pracują z prawdziwymi ludźmi, którzy dbają o swoje potrzeby. Twoi pracownicy będą musieli zrozumieć techniczne aspekty pracy z twoim systemem telefonicznym, a także etykietę, jakiej potrzebujesz od nich podczas korzystania z niej.

Wykonywanie połączeń telefonicznych

1.

Znajdź prawidłowy numer telefonu. Niezależnie od tego, czy rozmowa będzie wewnętrzna, czy zewnętrzna, upewnij się, że masz poprawny numer, aby zaoszczędzić czas i dotrzeć do właściwej osoby. Skonsultuj się z listą kontaktów lub Rolodex, aby uniknąć uzyskania nieprawidłowego numeru telefonu.

2.

Wybierz numer telefonu i skontaktuj się z docelowym odbiorcą połączenia. Upewnij się, że dotarłeś do właściwej osoby, pozdrawiam go i poinformuj go, skąd dzwonisz, i powód twojego połączenia. Utrzymuj przyjazny i profesjonalny ton podczas całego połączenia.

3.

Zapisz wszelkie istotne informacje, kontynuując sytuację, aby nie trzeba było prosić drugiej osoby o powtórzenie informacji, a więc będziesz mieć ją pod ręką i łatwo dostępną.

4.

Podsumuj swoją dyskusję i upewnij się, że żadne z was nie pozostawiło nic do powiedzenia, a następnie przygotuj się do zakończenia połączenia w przyjazny i profesjonalny sposób.

Odbieranie połączeń telefonicznych

1.

Odbierz telefon w przyjazny i profesjonalny sposób, a także zgodnie z protokołem twojego biura. Upewnij się, że wiesz, czy twój pracodawca chce, abyś odebrał telefon, w tym swoje pełne imię i nazwisko oraz nazwisko. Odbieranie połączeń w jednolity sposób zapewnia projekcję pewności i spójności Twojej firmy.

2.

Zidentyfikuj dzwoniącego. Dowiedz się, do kogo chce dotrzeć i czy możesz przekazać jej docelowemu odbiorcy dodatkowe informacje, zanim ją przekażesz. Zapisz tę informację, aby dokładnie podać informacje osobie odbierającej połączenie. Przekazując odbiorcy informacje przychodzącego rozmówcy, może odpowiedzieć na nią po imieniu.

3.

Przenieś rozmowę telefoniczną do właściwego pracownika. Grzecznie poinformuj dzwoniącego, że skierujesz go do odpowiedniego pracownika. Podziękujcie mu i życzcie mu dobrego dnia. Po dotarciu do odbiorcy połączenia powiedz jej, kto dzwoni i jakie znaczenie ma odwołanie.

4.

Weź wiadomość lub wyślij dzwoniącego na pocztę głosową, jeśli jego docelowy odbiorca jest poza biurem. Upewnij się, że adresat ma prawidłowe informacje, zapisz je lub przygotuj wiadomość e-mail do wysłania do odbiorcy. Jeśli Twoje biuro w dużym stopniu polega na systemie poczty głosowej, wyślij połączenie do poczty głosowej odbiorcy. Upewnij się, że wysłałeś dzwoniącego do właściwego numeru wewnętrznego.

Rzeczy potrzebne

• Lista kontaktów
• Konsola wiadomości

Wskazówki

• Wyznacz pracowników do sprawdzania zbiorowej poczty głosowej firmy, aby upewnić się, że żadne połączenia nie zostaną utracone.
• Systemy poczty głosowej często mają ograniczenia wbudowane. Usuń wiadomości, gdy pogodzisz sprawy, aby mieć pewność, że masz dużo miejsca na nowe połączenia i sprawy.
• Skonfiguruj osobiste powitanie poczty głosowej, aby Twoi rozmówcy, do których dotarli, dotarli do właściwej osoby. Zachowaj osobiste informacje dzięki przyjaznej i profesjonalnej wiadomości.

Ostrzeżenie

• Niezwrócenie połączeń może zaszkodzić reputacji twojej firmy i stracić dla ciebie interes. Zadbaj o to, aby pracownicy szybko zwracali telefony, udzielając jak największej pomocy i informacji.