Jak pisać zasady i procedury księgowe

Zasady i procedury księgowe pomagają pracownikom prowadzić działalność bez stałego nadzoru. Są proste, łatwe do zrozumienia i do naśladowania. Jeśli na przykład Twoja firma nie akceptuje czeków, pracownicy nie akceptują czeków, nawet jeśli ich nie monitorujesz. Pisanie zasad i procedur księgowych może być trudne, ale pomoże ci to na dłuższą metę, utrzymując procesy ujednolicone i proste.

1.

Zorganizuj swoje pisanie. Posiadaj oddzielną sekcję dla każdego procesu księgowego, takiego jak zobowiązania do zapłaty, należności i środki trwałe. Podaj każdą polisę i procedurę (P & P) liczbą i skorzystaj z systemu numerowania, aby uporządkować dokumentację. Na przykład, wszystkie należne P & Ps mogą zaczynać się od 1, zobowiązania do zapłaty za 2. Tak więc, jeśli szukasz konkretnego dokumentu związanego z płaceniem rachunków, możesz poszukać 2 serii i łatwo ją znaleźć, być może jako 201 lub 2001.

2.

Użyj szablonu do napisania zasad i procedur. Dzięki temu dokumentacja jest łatwa do napisania i zrozumienia. Rozważ posiadanie formatu, w którym u góry masz standardową etykietę z nazwą, datą, numerem dokumentu i innymi informacjami. Poniżej na stronie można umieścić sekcję o nazwie "Cel", aby wyjaśnić cel P & P, a następnie zacząć od właściwej narracji procesu, który chcesz znormalizować.

3.

Pisz wyraźnie, z dobrą pisownią i gramatyką. Polityki i procedury mają być używane przez wiele osób, dzięki czemu są łatwe do odczytania i niezawodne. Unikaj nazywania nazwisk osób i zamiast tego używaj nazw pozycji. Bądź konsekwentny w swoim piśmie, aby uniknąć nieporozumień. Jeśli posiadasz rachunki do "księgowego", nie zmieniaj tej samej pozycji na "Urzędnik I" lub "Osoba składająca wniosek" w innym P & P.

4.

Zaprojektuj swoje zasady i procedury z myślą o dobrej kontroli wewnętrznej. Na przykład księgowy nie powinien mieć możliwości podpisywania czeków. Wszystkim wydatkom czekowym powinny towarzyszyć podpisy od właściciela lub zarządcy, potwierdzające, że zakup został autoryzowany, a wszystkie usługi i towary zostały odebrane we właściwy sposób.

Wskazówki

• Rozważ przygotowanie gotowego pakietu polityki i procedur dla swojej branży. Większość procesów jest podobna, a otrzymanie oprogramowania, w którym wystarczy zmienić lub dodać kilka elementów, może zaoszczędzić sporo czasu. Łatwiej jest zmienić istniejącą dokumentację, niż zrobić to wszystko od zera.
• Poproś swojego księgowego o sprawdzenie swoich P & Ps, aby wykryć problemy z kontrolą wewnętrzną, które można naprawić za pomocą innej procedury.

Ostrzeżenie

• Zapoznaj się z zasadami i procedurami przynajmniej raz w roku, aby upewnić się, że jest on nadal ważny i prawidłowy. Sytuacja zmienia się w biznesie, a P & P trzeba aktualizować wraz ze zmianami.