Jak napisać raport z podróży służbowej

Pisząc raport o podróży służbowej, podkreśl, że była to dobra inwestycja, którą firma mogła wysłać. Pomoże to przekonać menedżerów, że przyszłe podróże będą również dobrze wydanymi pieniędzmi. Stworzenie raportu z podróży na seminarium, konferencję lub targi powinno skupić się na uzyskaniu zwrotu z inwestycji firmy.

Format raportu podróży

Jeśli nie piszesz długiego, formalnego raportu, pomiń strony tytułowe i spis treści oraz podsumowanie. Użyj formatu notatek, jeśli dokument ma tylko kilka stron i użyj nagłówka zawierającego datę, temat raportu, twoje imię i nazwę odbiorcy. Użyj nagłówków sekcji, aby zorganizować raport, taki jak cel podróży, przegląd, korzyści, koszt i podsumowanie.

wprowadzenie i przeglad

Rozpocznij raport od przeglądu, który określa fakty, ale nie zapewnia wsparcia ani szczegółów. Niech czytelnik wie, czym była podróż, dlaczego zostałeś wysłany i oczekiwane rezultaty. Na przykład możesz napisać, że pojechałeś na wystawę w Kalifornii, by spotkać się z ważnymi klientami, poszukać nowych i sprawdzić konkurencję. Możesz napisać, że uczestniczyłeś w warsztatach biznesowych, aby poznać nowe praktyki w zakresie zasobów ludzkich, które pomogą Ci rekrutować lepszych pracowników, zmniejszyć obroty i opracować lepszy pakiet świadczeń.

Ciało raportu

Opisz, co wydarzyło się na imprezie, jeśli chodzi o to, w jaki sposób osiągnąłeś swoje cele. Nie obawiaj się powiedzieć swojemu przełożonemu o jakichkolwiek oczekiwaniach, które nie spełniły oczekiwań - jeśli tego nie zrobisz, a później zapyta, możesz wyglądać, jakbyś celowo zostawił te informacje z raportu. Na przykład, jeśli poszedłeś na targi i nie byłeś w stanie spotkać się z żadnymi obiecującymi nowymi klientami, możesz utrwalić relacje z długoletnimi klientami i zdobyć nowe informacje o konkurentach, co może prowadzić do większej liczby pomysłów biznesowych lub lepszych produktów.

Podaj konkretne przykłady wydarzeń związanych z Twoimi celami lub wydarzeniami, które przyniosą korzyści Twojej firmie. Zamiast wymieniać osobiste korzyści z podróży, takie jak poprawa znajomości konkretnego oprogramowania, przedyskutuj, w jaki sposób te korzyści pomogą firmie - na przykład zmniejszając zapotrzebowanie firmy na zatrudnianie zewnętrznych sprzedawców, gdy masz już tę umiejętność.

Podsumuj najważniejsze wydarzenia podróży

Skorzystaj z podsumowania, aby podsumować najważniejsze wydarzenia podróży, w tym spodziewane korzyści, niezależnie od tego, czy zostały one osiągnięte, czy też inne, całkowity koszt podróży, spodziewane korzyści finansowe dla firmy i zalecenia na przyszłość. Im więcej szczegółów możesz uzyskać na temat korzyści płynących z Twojej podróży, tym łatwiej jest przełożonym oszacować zwrot z inwestycji.

Załącz raport wydatków

Rozważ dołączenie raportu wydatków do dokumentu, zamiast podawania szczegółów w dokumencie. Uwzględnij całkowity koszt podróży w dokumencie, ale zapisz szczegóły, takie jak przelot, zakwaterowanie, posiłki, wskazówki, parking i inne koszty podróży do raportu wydatków.