Jak pisać protokoły korporacyjne dla jednego akcjonariusza

Jeśli jesteś jak większość właścicieli małych firm, włączasz się, aby otrzymać ochronę osobistych aktywów, które zapewniają korporacje. Ponadto Twoja korporacja może skorzystać z większej liczby ulg podatkowych, niż są dostępne dla ciebie jako jedynego właściciela, a Ty możesz sprzedać akcje, by sfinansować ekspansję. Nawet jeśli jesteś jedynym udziałowcem, musisz przestrzegać wymagań administracyjnych firmy. Obejmuje to dokumentowanie zarządu i protokoły z posiedzeń akcjonariuszy.

Włączenie

Jako jedyny właściciel prowadzisz firmę, która nie jest prawnie oddzielona od Ciebie. Wszystkie państwa zezwalają na włączenie Twojej firmy jednoosobowej do korporacji jednoosobowej. Aby to zrobić, ty lub upoważniony przedstawiciel musi złożyć dokumenty włączenia do sekretarza stanu. Prawie wszystkie stany wymagają podania nazwiska i adresu jako jedynego udziałowca oraz nazwiska i adresu co najmniej jednego dyrektora. Wiele stanów wymaga, aby twoja korporacja miała minimum dwie pozycje na pokładzie, często prezesa, sekretarza i dyrektora. Wiele z tych stanów pozwala ci jako jednemu udziałowcowi zajmować więcej niż jedno stanowisko oficerskie.

Osoba prawna

Przepisy prawne uznają Twoją korporację za osobę prawną posiadającą konstytucyjne prawa podobne do tych, które lubisz jako "naturalna" osoba. Twoja korporacja ma ograniczoną odpowiedzialność, wieczną egzystencję i scentralizowane zarządzanie. Statut korporacji wymaga ścisłego przestrzegania przepisów administracyjnych, w tym corocznego odnowienia z sekretarzem stanu i dokumentowania decyzji korporacyjnych. Przepisy prawa wymagają, aby twoja korporacja przeprowadzała co najmniej jedno zgromadzenie akcjonariuszy i jedno posiedzenie rady dyrektorów rocznie.

Jedyny oficer

Jeśli posiadasz wszystkie wymagane stanowiska oficerskie, nie jest konieczne ogłoszenie wcześniejszego spotkania. Przygotuj agendę z góry. Najważniejsze kwestie, które należy uwzględnić na posiedzeniu zarządu, obejmują deklaracje dotyczące dywidend, nowe pożyczki, akcje i istotne zmiany w wynagrodzeniu. Jako samotny uczestnik musisz udokumentować datę, godzinę i miejsce spotkania. Musisz również wymienić elementy dyskusji, podsumować kluczowe punkty i udokumentować podjęte decyzje. Musisz zanotować wszystkie pozycje w obecności, nawet jeśli zajmujesz je wszystkie.

Przykłady

Ponieważ wszystkie deklaracje dotyczące dywidend wymagają zatwierdzenia przez zarząd, należy je wyraźnie udokumentować w protokole z posiedzeń. Zapisz kwotę dywidendy i informację, że firma ma wystarczającą ilość gotówki na wypłatę dywidendy. Jako inny przykład, gdy chcesz znacząco zmienić swoje wynagrodzenie, powinieneś uwzględnić to jako punkt porządku obrad. W notatkach ze spotkania udokumentuj swoją zgodę na przyznanie dyrektorowi generalnemu firmy - ty - 50 000 $ bonusu, na przykład.

Dowód

Zawsze podpisuj notatki ze spotkania i przechowuj je w bezpiecznym miejscu. Jeśli Urząd Skarbowy kwestionuje Twoje wynagrodzenie, pożyczki akcjonariusza lub wypłatę dywidendy podczas audytu, otrzymasz dokument potwierdzający twoje działania. Jeśli wierzyciel biznesowy lub strona w procesie sądowym próbuje przekonać sędziego, że twoja korporacja jest fikcją, by dostać się do twoich osobistych aktywów, ten protokół ze spotkania może udowodnić, że twoja korporacja jest prawowita.