Jak pisać zasady dotyczące podróży służbowych

Dobrze przemyślana polityka dotycząca podróży służbowych chroni Twoich pracowników podczas podróży, zmniejsza koszty podróży służbowych i ogranicza Twoje zobowiązania prawne. Opracuj zasady dotyczące podróży, które zaczynają się od rezerwacji każdej podróży i kończą się dokumentacją, którą Twoi pracownicy zapisują po powrocie.

Rozpocznij od żądania podróży

Rozpocznij swój przewodnik po polityce podróży z opisem procedury, którą muszą przejść pracownicy, aby uzyskać zatwierdzenie podróży. Każda podróż musi zostać zatwierdzona: tylko dlatego, że pracownik uczestniczył w konferencji lub targach w przeszłości, nie oznacza, że ​​jest zatwierdzany co roku. Dołącz pisemny szkic lub formularz zawierający wymagane informacje potrzebne do zatwierdzenia wycieczki. Poproś pracownika o podanie nazwy wydarzenia, jeżeli jest ono związane z podróżą, celem podróży, działem, do którego podróż zostanie obciążona, szacunkowym kosztem całkowitym i datami. Określ, który przełożony według tytułu może zatwierdzać podróże dla pracowników.

Określ opcje

Nie zezwalaj pracownikom na rezerwowanie własnych lotów lub pokoi hotelowych bez zgody działu zasobów ludzkich lub działu księgowości. Pracownicy mogą rezerwować loty lub hotele, które zapewniają im najczęstsze loty lub punkty przelotowe, zamiast wybierać najbardziej ekonomiczne dla firmy. Jeśli zezwalasz pracownikom na utrzymywanie częstych lotów i punktów w pokoju, otrzymaj księgowość lub dział HR lub zatwierdź wszystkie rezerwacje, aby uzyskać najlepsze stawki dla Twojej firmy. Jeśli Twoja firma często prowadzi loty i punkty za pokój, aby pokryć koszty podróży pracowników, uwzględnij ten fakt w swoim przewodniku po polityce podróży. Wielu z tych problemów można uniknąć, jeśli pracownik działu kadr będzie badał każdą podróż w oparciu o zatwierdzony formularz wniosku o przelot, rezerwuje loty i pokoje oraz obciąża główne wydatki korporacyjną kartą kredytową.

W przewodniku służbowym firmy poinformuj swoich pracowników, czy mogą zaproponować alternatywne lub preferowane trasy podróży w oparciu o preferowane czasy podróży lub inne czynniki pod warunkiem, że firma płaci za najniższą dostępną stawkę, a pracownik płaci różnicę.

Delineate Expenses

Ustawiaj dziennie dzienne diety dla pracowników, aby pokryć posiłki, napiwki, taksówki i wahadłowce, rozmowy telefoniczne, parking i inne rzeczy. Uwaga w przewodniku turystycznym, których wydatki wymagają pokwitowania zwrotu. Na przykład możesz określić, że wszystkie wydatki powyżej 25 USD wymagają pokwitowania lub możesz wykluczyć wpływy z posiłków, o ile całkowity dzienny koszt nie przekracza stawki diet. Określ, czy pracownicy muszą przesyłać paragony zamiast wyciągów z kart kredytowych na zwroty. Wyciąg z karty kredytowej pokazuje tylko całkowitą kwotę rachunku hotelowego, na przykład, gdy rachunek za pokój pokazuje koszty dodatkowe, takie jak mini-bar i wypożyczalnie filmów, których firma normalnie nie pokrywa.

Dołącz procedury bezpieczeństwa

Wymagaj od pracowników podania numeru telefonu hotelu, w którym się zatrzymali, a także numeru telefonu komórkowego, aby mogli go uzyskać w razie niebezpieczeństwa. Upoważnienie do opuszczenia trasy podróży, w tym czasu lotu, pociągu lub podróży automatycznych, godzin zameldowania i wyjazdu oraz godzin spotkań. Poproś, aby powiadomili swoich przełożonych o swoich godzinach przybycia pocztą roboczą, nawet po godzinach. Jeśli pracownicy podróżują za granicę, poproś ich o okazanie ważnego paszportu, dodatkowego dokumentu tożsamości oraz adresu i telefonu ambasady USA w tym kraju.

Dołącz procedury zwrotu kosztów

Pokaż pracownikom formularz zwrotu pieniędzy, który złożą po powrocie. Podaj przykładową kopię z uwagami do każdej sekcji, którą chcesz podkreślić. Jasno określić procedurę składania wniosku o zwrot kosztów. Może to obejmować formularz, pokwitowania potrzebne do określonych określonych pozycji, nazwisko osoby lub działu, do którego należy złożyć wniosek, oraz termin składania wniosków.