Jak pisać efektywne procedury bezpieczeństwa

Procedury bezpieczeństwa stanowią fazę wdrożenia ogólnej lub wydziałowej polityki bezpieczeństwa. Każda procedura jest krokiem działania, który obsługuje jeden lub więcej celów bezpieczeństwa. Jasne, dobrze zdefiniowane i dobrze napisane procedury mają kluczowe znaczenie dla skutecznego wdrożenia dowolnej polityki bezpieczeństwa. Ważne jest, aby wiedzieć, jak pisać procedury bezpieczeństwa, które skutecznie komunikują zarówno to, czego potrzebują pracownicy, jak i chcą wiedzieć.

Zalecenia ogólne

Postępuj zgodnie z ogólnymi zaleceniami dotyczącymi najlepszych praktyk, aby tworzyć jasne, dobrze napisane procedury. Napisz z ukierunkowanej na działanie, instruktażowej perspektywy, określając każdy krok w kolejności, w jakiej ma być podjęta. Procedury bezpieczeństwa mogą mieć poważne konsekwencje, jeśli nie są dokładnie przestrzegane, dlatego każdy z nich powinien być napisany czarno na białym, nie pozostawiając miejsca na subiektywność, osobiste osądy czy indywidualną interpretację. Zastanów się nad publicznością i pisz przy użyciu poprawnej terminologii, przeliteruj dokładnie akronimy i określ wszelkie terminy, które czytelnicy - szczególnie nowi pracownicy - mogą nie rozumieć.

Zbieraj i przeglądaj informacje

Zacznij od dokładnego przejrzenia polityki bezpieczeństwa, do której będziesz dodawał sekcję procedur. Podziel strategię na składniki celów, a następnie podziel każdy z nich na szereg podkomponentów, które ostatecznie zostaną przekształcone w etapy działania. Na przykład, jeśli zasady, nad którymi pracujesz, odnoszą się do bezpieczeństwa budynku, cele mogą odnosić się do dostępu do budynku, ewakuacji awaryjnej i linii uprawnień. Podskładniki dostępu do budynku mogą obejmować procedury wchodzenia i wychodzenia z budynku, uzyskania identyfikatorów i procedur dla pracowników, którzy zapomnieli lub stracili identyfikację. W razie potrzeby wykonaj szczegółowe notatki, aby lepiej zrozumieć cele polityki bezpieczeństwa.

Napisz pierwszą wersję roboczą

Opracuj pierwszy projekt, który zawiera informacje uzupełniające, aby zawierał tylko to, czego czytelnik potrzebuje do przeprowadzenia procedury bezpieczeństwa. Napisz każdy krok w osobnej linii, używając aktywnego głosu i tylko tyle słów, aby jasno przekazać procedurę. Na przykład procedura wchodzenia do budynku może obejmować kroki takie jak "wsuń swoją kartę identyfikacyjną stroną do góry do gniazda weryfikacji", "pchnij klamkę drzwi, gdy lampka wejścia zmieni kolor na zielony" i "wprowadź przez główne wejście jedną osobę o czas.

Zweryfikuj dokładność

Przeprowadź test, aby upewnić się, że każdy krok w procesie jest jasny i zrozumiały przed stworzeniem ostatecznego projektu. Jeśli to możliwe, skorzystaj z pomocy osób, które będą musiały postępować zgodnie z procedurą, aby upewnić się, że twoje poglądy na temat prawidłowości procedury są prawidłowe. Zmodyfikuj słownictwo lub kroki, jeśli to konieczne, a następnie ponownie przetestuj procedurę. Kiedy jesteś pewien, że procedury bezpieczeństwa są jasne, dobrze napisane i skuteczne, przygotuj i rozpowszechnij ostateczną wersję.