Jak napisać oficjalny list biznesowy do zmiany terminu

Jako właściciel małej firmy, czas jest jednym z najcenniejszych towarów. A ponieważ jesteś sumienny, zdajesz sobie sprawę, że twoi współpracownicy najprawdopodobniej czują to samo. Dlatego prawdopodobnie skrzywiłeś się na myśl o konieczności zmiany terminu spotkania. Znasz niedogodności, jakie może spowodować i efekt domina, jaki może stworzyć w życiu twoich współpracowników. Mimo to istnieją dobre, uzasadnione powody, aby zmienić termin spotkania. Ważny uczestnik mógł napotkać konflikt. Alternatywnie, raport kluczowy, produkt lub inna część spotkania może być opóźniona. Być może nie otrzymałeś jeszcze autoryzacji, której potrzebujesz, aby udostępniać informacje grupie zwołanej. W tych i innych przypadkach zorganizowanie bezproduktywnego spotkania byłoby marnowaniem czasu każdego, a to jest wiadomość, którą powinieneś przekazać, gdy tworzysz wiadomość e-mail, aby zmienić termin spotkania.

Rozpocznij przesuwanie wiadomości na spotkanie

Przejdź bezpośrednio do rzeczy - piszesz, aby zmienić termin spotkania z jednego dnia na inny. Prawdopodobnie lokalizacja spotkania się nie zmieni, ale pomoże to czytelnikowi w dowolny sposób, więc dołącz te informacje.

Wyjaśnij zręcznie

W tym momencie może pomóc wyobrazić sobie, że czytelnik głęboko wzdycha, patrząc na swój kalendarz, aby usunąć jedno z wpisów i zrobić kolejny. Pokaż empatię wyjaśniając, dlaczego musisz zmienić termin, mówiąc coś w stylu: "Jak zapewne wiesz, nie zmieniam terminu spotkań, chyba że jest to absolutnie konieczne, aw tym przypadku jest." Krótko wyjaśnij powód odłożenia spotkania na później.

Potwierdź szacunek dla czasu

Niezależnie od Twoich przesłanek, ważne jest, aby potwierdzić szacunek dla czasu odbiorcy. Przepraszamy za niedogodności związane z koniecznością ponownego planowania. Następnie natychmiast wykonaj ten punkt z zapewnieniem, że twoje ponowne zaplanowane spotkanie będzie bardziej produktywne (lub wydajne lub informacyjne). Ten punkt powinien polegać na zrozumieniu uszu, szczególnie jeśli twój odbiorca kiedykolwiek uczestniczył w spotkaniu, które uznał za stratę czasu.

Exude Graciousness

Jeśli jeszcze nie zdobyłeś swojego odbiorcy, zamień to głębokie westchnienie w okrzyk wdzięczności, rozszerzając gest dobrej woli. Zastanów się nad tym, co może odegrać dodatkową rolę w Twoim biznesie, na przykład po spotkaniu z przystawką i bufetem z napojami. Jeśli zdecydujesz się na to, aby była obsługiwana przez znaną restaurację, pamiętaj o podaniu nazwy i zacytuj niektóre z ofert, aby zaostrzyć apetyt odbiorcy.

Zamknij za pomocą programu Flourish

Teraz, gdy zatoczyłeś koło, zamieniając niedogodność w przewidywane wydarzenie, zamknij okrąg, pisząc łaskawy akapit zamykający. Spróbuj: "Dziękuję bardzo za cierpliwość i elastyczność. Jeśli jest coś, co mogę zrobić, aby Twoja wizyta była przyjemniejsza, proszę, daj mi znać. W przeciwnym razie z niecierpliwością czekam na Ciebie (data przełożenia). "