Jak napisać list zwolnienia

Obniżki w obowiązkach i zwolnienia to trudne zadania, za które odpowiedzialni są pracownicy działu kadr. Pracodawcy mogą sprawić, że proces stanie się mniej bolesny, gdy sprawią, że komunikacja z pracownikami stanie się priorytetem. Napisanie listu informującego pracowników o zwolnieniach jest dobrym początkiem; jednak pismo powinno być omawiane z pracownikami podczas spotkań departamentalnych lub wszystkich pracowników. Daje to kierownictwu firmy możliwość wyrażenia skruchy za konieczność zwolnienia pracowników, a bezpośrednia komunikacja przekazuje przesłanie, że organizacja naprawdę dba o życie pracowników w miejscu pracy i poza nim.

1.

Zbierz materiały i dokumentację, na której polegałeś, aby zdecydować o zwolnieniu pracowników. Uzyskaj spis pracowników z nazwiskami pracowników zidentyfikowanych do zwolnienia. Zbierz dokumentację, która wspiera decyzje dla zwolnionych pracowników, takie jak oświadczenia dotyczące likwidacji stanowisk pracy lub uwagi dotyczące restrukturyzacji organizacyjnej.

2.

Przygotuj pierwszy akapit listu, przedstawiając historię organizacji, jej fundamenty i sposób, w jaki osiągnął sukces dzięki ciężkiej pracy i zaangażowaniu pracowników. Zarekomenduj siłę roboczą za jej talenty i wkłady, które pozwoliły przetrwać przez te wszystkie lata. Wyraźna wdzięczność dla wszystkich, którzy od lat przyczynili się do rozwoju i utrzymania biznesu.

3.

Skonstruuj drugi akapit, wyjaśniając okoliczności, które zmieniły koncentrację firmy. Wyjaśnij trudności w utrzymaniu skutecznej organizacji w obliczu trudnych warunków ekonomicznych, wymagań biznesowych i niemożności sprostania wymaganiom klientów w zakresie produktów i usług.

4.

Wyjaśnij, w jaki sposób pracownicy zostali wybrani do zwolnienia, i jak proces jest używany do decydowania o tym, które pozycje zostaną wyeliminowane. Opisz scenariusze, które firma planuje, aby uniknąć wpływu na życie pracowników i ich rodzin, ale nie jest możliwe utrzymanie obecnej siły roboczej. Potwierdź, że firma musi, niestety, zwolnić pracowników i podczas całego procesu zamierza utrzymywać regularną, zaktualizowaną komunikację, aby pracownicy byli zawsze dobrze poinformowani o tym, czego się spodziewać.

5.

Podaj szczegółowe informacje na temat tego, co pracownicy powinni przewidzieć w nadchodzących tygodniach. Użyj kalendarza lub osi czasu, aby zilustrować proces. Poproś pracowników, aby przyszli do działu zasobów ludzkich w celu uzyskania informacji na temat świadczeń, kont oszczędnościowych emerytalnych, naliczania urlopów i płatności za niewykorzystany płatny czas wolny. Poinformuj pracowników o dacie, w której otrzymają pakiet informacyjny, który przedstawia kroki mające na celu ubieganie się o zasiłki dla bezrobotnych, przekwalifikowanie się na nowe miejsca pracy i usługi zwolnienia z pracy, aby pomóc pracownikom znaleźć zatrudnienie w innym miejscu.

6.

Przeczytaj ten list podczas spotkania całego zespołu. Nie wysyłaj po prostu listu do domów pracowników, chociaż powinieneś dostarczyć kopię listu każdemu pracownikowi. Nadaj osobisty charakter listom z oryginalnym podpisem prezesa firmy. Spersonalizuj wiadomość o zwolnieniu, aby nie dopuścić do tego, aby pracownicy czuli się pogrążeni w ciemności, jeśli chodzi o decyzje biznesowe, które mają wpływ na ich karierę i zdolność wspierania ich stylu życia.