Jak napisać list odmawiający zwrotu pieniędzy

Żaden właściciel małego przedsiębiorstwa nie lubi mieć niezadowolonego klienta, ale nie zawsze jest możliwe rozwiązywanie problemów na korzyść klienta. Jeśli klient zażąda zwrotu pieniędzy za wydany produkt lub usługę, musisz przejrzeć wszystkie dostępne informacje i ustalić, czy okoliczności wymagają zwrotu pieniędzy. Jeśli zdecydujesz się nie zwracać pieniędzy, poinformuj o tym klienta, wysyłając jej uprzejmą, ale stanowczą odpowiedź, wyjaśniając powody odrzucenia wniosku o zwrot.

Użyj profesjonalnego stacjonarnego i zwrotu grzecznościowego

Użyj firmowego papieru firmowego i postępuj zgodnie ze standardowym formatem listu biznesowego podczas pisania listu. Dołącz na przykład datę i imię i nazwisko oraz adres klienta, a także zwięzły wiersz tematu - "Temat: Twój wniosek o zwrot pieniędzy z 10 maja". Otwórz formalne pozdrowienie, takie jak "Dear Ms. Smith:", aby ustawić ton.

Napisz w jędrnym, kurtuazyjnym odcieniu

Używaj jędrnego, ale uprzejmego języka. W pierwszych kilku zdaniach potwierdz prośbę o zwrot pieniędzy i krótko wyjaśnij, jakie kroki podjąłeś, aby zbadać okoliczności i podjąć decyzję. Wzmocnij swoją sprawę za pomocą zwrotów takich jak: "Osobiście przyjrzałem się sytuacji związanej z Twoją prośbą" lub "Rozmawiałem z naszym przełożonym po zapoznaniu się z warunkami umowy".

Przyjmij postawę apologetyczną

Wyraźnie uprzejmie żałuj, ale wyraź wyraźnie, że odrzucasz prośbę i podajesz powód w swoim głównym akapicie. Podaj konkretną politykę firmy uzasadniającą Twoją decyzję, gdy tylko jest to możliwe.

Przykład

Jeśli klient prosi o zwrot pieniędzy za niedawno zakupiony zegarek, Twój list może brzmieć:

"Przykro nam, że nie jesteś zadowolony ze swojego nowego zegarka, ale zdecydowaliśmy się nie zwracać pieniędzy. Zgodnie z zasadami producenta, zegarek nie jest wodoodporny i nie należy go nosić pod wodą. Wskazujesz, że nosisz zegarek podczas pływania, co powoduje utratę gwarancji. "

W innych przypadkach możesz wyjaśnić swoją decyzję, wskazując, że wygasł gwarantowany przez firmę okres zwrotu pieniędzy, lub przypominając klientowi, że przedmiot został sprzedany na podstawie umowy stwierdzającej "jak jest to warunkowe - bez zwrotów i zwrotów".

Wzmocnij, że cenisz klienta

Dołącz krótką uwagę w swoim akapicie zamykającym, że doceniasz patronat klienta. Jeśli obawiasz się zrażenia długoterminowego lub cennego klienta, rozważ możliwość zaoferowania czegoś o mniejszej wartości zamiast zwrotu pieniędzy.

Przykład

Zastanów się, na przykład:

"Chociaż nie możemy obecnie zapewnić zwrotu pieniędzy, cenimy Twoją firmę i chcielibyśmy zaoferować 15% rabatu przy następnym zakupie."

Inną opcją byłoby zaoferowanie kredytu, który mógłby zostać wykorzystany przy przyszłym zakupie. Ta pociecha może złagodzić cios odmowy zwrotu. Zamknij list z formalnym podpisem biznesowym, w tym odręcznym podpisem.

Proofread Letter Before Sending

Starannie sprawdź swój list. Popraw błędy typograficzne lub gramatyczne, wydrukuj czystą kopię i ponownie zarejestruj. W przypadku szczególnie cennego klienta lub w przypadku sporego wniosku o zwrot pieniędzy, rozważ, czy inny właściciel lub starszy menedżer zweryfikuje Twój list przed wysłaniem go.