Jak pisać zasady i warunki w biznesie

Warunki handlowe określają podstawę umowy między Tobą a Twoim klientem. Nie ma znaczenia, czy firma dostarcza produkty lub usługi, konieczny jest dokument warunków umowy. Chroni twój biznes, określa twoje procedury, ogranicza twoją odpowiedzialność i wyjaśnia, co zgodziłeś się zrobić. Specjalne postanowienia mogą być odpowiednie do uwzględnienia w Twoich warunkach w zależności od Twojej firmy, ale w wielu przypadkach po prostu kilka podstawowych sekcji tworzy skuteczny, ale prosty dokument, który jest łatwy do zrozumienia przez klienta i spełnia Twoje potrzeby biznesowe.

1.

Napisz sekcję poświęconą warunkom i cenom. Podaj wyraźnie, jakie są lub nie zawierają ceny, takie jak cła lub podatki.

2.

Podaj akapit definiujący używane terminy lub słowa, które mogą powodować zamieszanie klienta. Na przykład użycie słowa "towary" może dotyczyć zarówno produktu, jak i usług w twojej firmie. Wyjaśnij, co sprzedajesz, i utrzymuj terminologię prostą i znajomą, aby uniknąć nieporozumień.

3.

Zaoferuj oświadczenie o ochronie prywatności wskazujące, że jesteś zaangażowany w ochronę prywatności klienta. Poinformuj go, że jego informacje są uważane za poufne i nie zostaną sprzedane, udostępnione ani wynajęte osobom trzecim.

4.

Opisz, jaka jakość oznacza dla Twojej firmy. Na przykład należy stwierdzić, że produkt ma dobrą jakość wykonania i jest równy pod każdym względem dostarczonym próbkom.

5.

Ustal konkretne wskazówki dotyczące akceptowanych metod płatności. Dołącz informacje wyraźnie stwierdzające, kiedy płatność jest należna w całości, na przykład 30-dniowy okres. W stosownych przypadkach należy podać wszelkie informacje dotyczące zaległych płatności, naliczonych odsetek i zwróconych czeków. W pełni obejmuje wszystkie aspekty wysyłki, takie jak koszty, ubezpieczenia, koszty transportu i zwroty.

6.

Ustalić na piśmie okoliczności, w których mogą wystąpić zmiany cen i sposób, w jaki klient otrzymuje informacje. W przypadku firmy świadczącej usługi powtórkowe należy podać informacje dotyczące okresowych podwyżek cen oraz sposobu powiadamiania klientów.

7.

Zapewnij pisemną gwarancję i opisz sposób jej obsługi. Na przykład, powiedz, że produkt jest wolny od wad materiałowych i wykonania przez 12 miesięcy. Wskaż, czy naprawa lub wymiana bezpłatnie są uwzględniane w okresie gwarancji. Bądź konkretny na granicy swojej odpowiedzialności.

8.

Ustal metodę używaną do rozwiązywania problemów, takich jak mediacja. Jest o wiele mniej kosztowne, czasochłonne i stresujące niż postępowanie sądowe.