Rodzaje kontroli wewnętrznych w sklepie spożywczym

Przed sklepami spożywczymi stoi wiele wyzwań związanych z przechowywaniem zapasów i dokładnym raportowaniem finansowym. Kradzieże zapasów dokonywane przez pracowników lub klientów powodują utratę zysków dla sklepu i wyższe ceny dla uczciwych klientów. Niedokładne raportowanie finansowe skutkuje nieprawidłowym podejmowaniem decyzji, ponieważ właściciel opiera się na informacjach zawartych w raportach finansowych. Kontrola wewnętrzna zmniejsza potencjał kradzionych zapasów lub niedokładnych raportów.

Potrzeba kontroli

W sklepach spożywczych towary łatwo psujące się muszą być odpowiednio przechowywane, aby zapewnić ich sprzedaż. Wiele produktów jest wystarczająco małe, aby zmieściły się w kieszeni konsumenta. Kasjerzy współpracują bezpośrednio z gotówką, a księgowy określa, którzy sprzedawcy zapłacić. Procedury kontroli wewnętrznej ograniczają możliwość wykorzystania lub kradzieży zasobów sklepu przez pracowników lub klientów i minimalizują możliwość fałszowania dokumentacji finansowej.

Rozdzielenie obowiązków

Podział obowiązków odnosi się do przypisania określonych zadań w ramach procesu różnym osobom. Umożliwia to każdej osobie podwójne sprawdzenie pracy drugiej osoby. Na przykład, kasa wymienia ręce często w ciągu dnia w linii check-out, a możesz przypisać oddzielnego pracownika, aby policzyć pieniądze w rejestrze kasjera na koniec zmiany, aby zapewnić, że suma się powiększy. W obszarze sklepu, w którym pracownicy otrzymują dostawy żywności od dostawców, jeden pracownik może odebrać przesyłkę, a inny pracownik może zweryfikować zapasy podczas przechowywania produktów na półce.

Audyty

Audyty zapewniają kierownictwu możliwość przeglądania pracy wykonanej przez cały miesiąc. Audyt powiela pracę, aby sprawdzić, czy pojawia się ta sama odpowiedź. Na przykład podczas audytu inwentaryzacyjnego pracownicy sklepu spożywczego liczą produkty na półkach i w magazynie i porównują liczbę z ilością zarejestrowaną w rekordach sklepu. Rozbieżności identyfikują błędy lub potencjalną kradzież.

Dokumentacja

Kasy rejestrujące tworzą taśmy potwierdzające transakcji, które miały miejsce podczas każdej zmiany. Magazyny przechowują kopie otrzymanych dokumentów i przelewów na półki sklepowe. Pracownicy używają kart dziurkowanych lub dzienników elektronicznych do rejestrowania godzin pracy. Ta dokumentacja zapewnia weryfikację, że nastąpiły transakcje magazynowe, że pracownicy przepracowali podane godziny i że informacje o sprzedaży są dokładne.