Rodzaje oprogramowania do zarządzania pomagające w koordynowaniu pracy wielu osób w ramach jednego projektu

Pojedynczy projekt może reprezentować setki zadań. Zarządzanie wszystkimi tymi zadaniami aż do ukończenia wymaga starannej koordynacji harmonogramów i zasobów. Oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia narzędzia niezbędne do pomyślnego przejścia przez całą tę koordynację. Dostępne opcje oprogramowania obejmują aplikacje komputerowe, serwerowe i internetowe. Wybór najlepszej opcji dla danego projektu zależy nie tylko od wymagań projektu, ale także od liczby projektów i kierowników projektów lub PM w miejscu pracy, którzy skorzystaliby z korzystania z aplikacji.

Możliwości oprogramowania

Większość kierowników projektów polega na oprogramowaniu, które może zapewnić co najmniej możliwości wykresu Gantta. Wykresy Gantta łączą szczegóły koordynacji, takie jak kamienie milowe, zadania i zasoby. Widoki kalendarza umożliwiają szybki podgląd czasu trwania każdego zadania w dniach, tygodniach lub miesiącach i pokazują stan na podstawie procentu, który został ukończony. PM może sprawdzić, czy zasoby są nadmiernie obciążone, nakładają się na siebie lub występują inne problemy, które mogą stanowić ryzyko dla pomyślnego zakończenia projektu. Microsoft Project to najbardziej znane oprogramowanie do zarządzania projektami. Możliwości wykresów Gantta istnieją również w innych aplikacjach Microsoft, takich jak Excel i Visio, ale Microsoft Project zawiera dodatkowe funkcje, takie jak synchronizacja z Outlookiem i SharePoint w celu śledzenia spotkań i udostępniania plików.

Oprogramowanie komputerowe

Profesjonalne oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Microsoft Project, można zainstalować bezpośrednio na komputerze PM. Zazwyczaj oprogramowanie jest kupowane przez pracodawcę PM i licencjonowane na użytek każdego pracownika. Takie podejście może być stosowane podczas koordynowania dużej liczby osób w jednym projekcie. W zależności od charakteru projektu i liczby współpracowników, którzy mogą potrzebować wyświetlić plany projektu, harmonogram projektu można opublikować na serwerze zarządzania dokumentami, aby uzyskać dostęp i ocenę członków zespołu. Dzięki temu podejściu jeden PM może zarządzać harmonogramem projektu, a system zarządzania dokumentami zapewnia członkom zespołu projektowego widok ich zadań, zadań i terminów.

Oprogramowanie open source

Oprogramowanie open source zapewnia PM na napiętych budżetach za pomocą bezpłatnego rozwiązania do korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami. Oprogramowanie open source jest tworzone przez programistów z całego świata, a premier może odwiedzać witryny typu open source, aby bezpośrednio pobrać oprogramowanie. Chociaż oprogramowanie typu open source jest bezpłatne, firma rozważająca tę opcję powinna wziąć pod uwagę charakter projektu i ocenić oprogramowanie, aby sprawdzić, czy spełnia on wymagania bezpieczeństwa w miejscu pracy. Jeśli oprogramowanie będzie używane przez dłuższy czas, ważne jest, aby zbadać poprawki bezpieczeństwa w celu spełnienia wymagań zgodności technologii informatycznych. Obecnie dostępne opcje open source dla PM to między innymi ProjectPier, TaskJuggler i Todoyu.

Oprogramowanie jako usługa

Alternatywną opcją pobierania oprogramowania do zarządzania projektami jest korzystanie z aplikacji online za pośrednictwem oprogramowania jako usługi lub modelu SAAS. Oprogramowanie SAAS jest używane na zasadzie subskrypcji i dostępne z sieci firmy programistycznej. PM ma możliwość subskrypcji co miesiąc lub co roku. Takie podejście pozwala PM płacić stałą, miesięczną opłatę abonamentową bez konieczności zawierania umowy. Microsoft oferuje tę opcję dla swojego oprogramowania Microsoft Project. Basecamp, Intuit QuickBase, FogBugz, Huddle i Clarizen Work Management Solutions oferują również aplikacje do zarządzania projektami SAAS.

Rozwiązania serwerowe

Rozwiązania programowe oparte na serwerach stanowią alternatywę dla bezpośredniego pobierania oprogramowania komputerowego. Rozwiązania serwerowe znajdują się w pomieszczeniu komputerowym w miejscu pracy i są zarządzane przez dział technologii informatycznych. W sytuacji, gdy istnieje wiele niepowiązanych projektów, podejście to umożliwia każdemu kierownikowi projektu administrowanie harmonogramami projektów, osiami czasowymi i przypisaniami zasobów bez konieczności administrowania oprogramowaniem. Posiadanie centralnie zainstalowanego oprogramowania zapewnia również, że serwer, na którym znajduje się oprogramowanie, spełnia wymagania bezpieczeństwa w miejscu pracy. Dostawcy oferujący aplikacje serwerowe do zarządzania projektami to Microsoft Project Server 2013 i Oracle Primavera.