Jak napisać program oparty na problemach

Program oparty na kwestiach jest przydatnym narzędziem, które pomaga w utrzymywaniu spotkań na właściwej drodze i zapewnieniu, że wszystkie ważne sprawy są obsługiwane podczas spotkania grupy. Tworzenie go wymaga identyfikacji istotnych problemów, określenia ich priorytetów i określenia trybów działania wymaganych dla każdego z nich. Spotkania prowadzone zgodnie z agendą opartą na kwestiach poruszają się sprawniej i skuteczniej. Oto kroki, które można wykorzystać do napisania agendy opartej na problemach.

Określ kwestie dotyczące swojego spotkania

Określ problemy, które grupa lub organizacja musi omówić podczas spotkania. Burza mózgów napotyka na problemy, z którymi masz do czynienia, takie jak obawy budżetowe, umowy grunt / dzierżawa, stanowiska personelu, marketing lub inne ważne elementy dyskusji. Porozmawiaj o pomysłach ze współpracownikami. Sprawdzanie kalendarza może pomóc w określeniu problemów istotnych dla nadchodzących wydarzeń lub terminów. Przejrzyj protokoły z poprzednich spotkań, aby rozwiązać nieukończone lub złożone problemy z przeszłości.

Rozmieść problemy na podstawie aktualności lub ważności

Ustal priorytety dla wszystkich zidentyfikowanych problemów. Możesz je rozdzielić zgodnie z terminami lub terminami. Wiele kwestii należy rozwiązać w określonym terminie, aby podjąć działania w ich sprawie. Inne kwestie mogą być priorytetowe w porządku obrad w zależności od ich znaczenia. Istotne elementy, takie jak budżet, naprawy lub zakupy często muszą być uwzględnione w porządku obrad z konieczności wcześniej niż później. Najważniejsze elementy, czy to w oparciu o aktualność, czy znaczenie, muszą być umieszczone na pierwszym planie; mniej ważne przedmioty mogą pojawić się w dolnej części porządku obrad.

Zidentyfikuj wymagane działania dla problemów

Podaj czynności wymagane przy każdym wydaniu. Twoja rada lub uczestnicy spotkania mogą nie wiedzieć, co należy zrobić, aby podjąć działania w punktach porządku obrad. Czasami wymagany jest wniosek o dalsze śledztwo. Wiele pozycji wymaga wniosku zatwierdzonego większością, aby przejść do etapu zakupu, zatrudnienia personelu lub innych ważnych decyzji. Inne instancje wymagają rozwiązania, aby zapewnić wsparcie dla problemu. Inne punkty porządku obrad nie wymagają żadnych działań poza dostarczeniem informacji osobom uczestniczącym w posiedzeniu. Wymogi dotyczące działania są integralną częścią każdego programu opartego na kwestiach.

Zaplanuj czas na dyskusję o przedmiotach niezwiązanych z agendą

Dołącz czas na dyskusję na otwartych forach, kiedy nowe tematy mogą być adresowane lub identyfikowane do dalszego badania. Podczas gdy szczegółowe informacje mogą być zawarte w porządku obrad, członkowie zarządu lub uczestnicy spotkania mogą znać lub zdecydować się na omówienie dodatkowych tematów istotnych dla działalności prowadzonej przez twoją grupę lub organizację. Bez wyznaczonego czasu na agendę, aby zająć się dodatkowymi tematami, utrudniasz swojej grupie skuteczne radzenie sobie z ważnymi, pilnymi sprawami o dużym znaczeniu. Możliwość otwartego forum jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania programu.