Opisy kont księgi głównej

Księga główna jest wykazem złożonym z kont. Opisy tych kont są pomocne w zrozumieniu księgi głównej i jej nawigacji. Traktuj opisy jako pomocne wskazówki, aby informacje dotyczące rachunkowości były przyjazne dla użytkownika. Bez opisów znalezienie konkretnych danych byłoby koszmarem - miałbyś kody lub coś w rodzaju "AA22" i nikt nie wiedziałby, co to oznacza, tworząc zamieszanie, prowadząc do bardzo nieefektywnego i nieskutecznego procesu księgowego.

Znaczenie

Główne znaczenie opisów kont księgi głównej ma na celu wyjaśnienie zawartości każdego konta, odzwierciedlając charakter każdego konta. Użytkownik może przeskanować system lub raport i mieć wskazówkę dotyczącą zawartości każdego konta. Na przykład, jeśli firma ma dwa konta rozliczeniowe, "Bank A" i "Bank B", sensowne jest, aby opisy brzmiały: "Gotówka - Bank A" i Gotówka - Bank B. "Kiedy patrzysz na transakcje w Gotówka - Bank A, wiesz, że zawiera transakcje w Banku A, ułatwiając analizę i badanie konta.

funkcje

Opisy kont powinny być skoncentrowane. Opis może być "Koszt wynajęcia", jeśli firma płaci czynszowi jednemu właścicielowi. Jeśli firma płaci czynsz do więcej niż jednego miejsca za pomocą dwóch różnych rachunków, warto mieć dwa opisy na każdym koncie, takie jak "Koszt wynajęcia - Los Angeles" i "Koszt wynajęcia - San Francisco".

Opisy księgowe są charakterystyczne. Nie ma sensu posiadanie wielu kont o tej samej nazwie i nic innego do ich rozróżniania. Jeśli wszystkie twoje konta wydatków są nazywane "wydatkami" i nic innego, trudno jest znaleźć coś konkretnego, na przykład wydatki na wynagrodzenia lub wydatki na dostawy.

Rozważania

Nie twórz opisów księgowych długich lub zawiłych. Zachowaj prostotę i jak najmniej słów. Unikaj używania czasowników lub zbytniej objaśnienia. Na przykład, unikaj tego typu opisu: "Odebrane od pana X z pracy w szkole w dniach 3-21-10 - częściowo za zapłatę w dniu pracy." W większości systemów rachunkowości można dodać szczegóły zlecenia lub sytuacji w informacji klienta lub w informacji o zadaniu, a nie w opisie konta. Zamiast tego możesz mieć opis tej należności jako "Pan X".

Podczas opracowywania nowych opisów kont należy wziąć pod uwagę jego klasyfikację. Na przykład, jeśli konto jest zobowiązaniem, unikaj opisywania go jako wydatku lub przychodu. Trzymaj się klasyfikacji konta lub stworzysz zamieszanie.

Ujednolicić

Utwórz standardowy sposób pisania opisów i czasu wprowadzania zmian na istniejących kontach. Na przykład wszystkie twoje opisy mogą zaczynać się od dużej litery, a reszta nie jest wielka. Unikaj wielkich liter na wszystkich kontach, ponieważ utrudnia to czytanie. Dobrą wiadomością jest to, że większość programów księgowych pozwala łatwo zmieniać opisy kont.

wyczucie czasu

Zmieniając istniejące opisy kont, należy pamiętać, że raporty przed zmianą zawierają stary opis konta i mogą powodować zamieszanie. Na przykład możesz mieć konto o nazwie "Materiały biurowe", które zostanie zmienione na "Materiały eksploatacyjne". Ludzie będą się zastanawiać, czy to jest to samo konto, czy inne konto. Lepiej zmienić istniejące konta na początku roku, aby zminimalizować nieporozumienia.