Wykorzystanie poczty elektronicznej w komunikacji biznesowej

Jeśli chodzi o prowadzenie działalności gospodarczej, poczta elektroniczna jest królem komunikacji - ale to nie znaczy, że jest odpowiednia w każdej formie iw każdej sytuacji. Wysublimowany, dobrze napisany e-mail mówi wiele o twoim stylu pracy, podczas gdy słabo napisana, niejasna komunikacja może powodować zamieszanie i problemy, które prowadzą do utraty czasu i produktywności. Co gorsza, może zaszkodzić twojej reputacji.

Czy poczta e-mail jest odpowiednia?

Część efektywnego używania poczty e-mail w środowisku biznesowym obejmuje znajomość, kiedy należy wysłać e-mail, a kiedy nie. Zanim zaczniesz pisać, zastanów się, czy rozmowa twarzą w twarz lub rozmowa telefoniczna będzie łatwiejsza w dłuższej perspektywie. Możesz wybrać jedną z tych opcji, jeśli twoja wiadomość jest długa i skomplikowana, jeśli informacje, które należy przekazać, są poufne lub jeśli ton twojej wiadomości e-mail może być łatwo źle zrozumiany.

Efektywne linie tematyczne

Temat wiadomości e-mail jest jak wyrzucony, ale to nic innego. Temat powinien być szczegółowy, szczególnie jeśli odnosi się do daty spotkania lub terminu. Jednotekstowa linia tematyczna, na przykład "FYI" lub "Question", nie przekazuje tego, czego potrzebujesz lub kiedy jest to potrzebne. Bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe - pomyśl, ile e-maili dostanie dana osoba w ciągu jednego dnia. Chcesz się upewnić, że odbiorca widzi Twój temat i rozumie, że jest to e-mail, który wymaga natychmiastowej uwagi.

Bądź krótki

Jeśli masz bardzo długą wiadomość do przekazania odbiorcy wiadomości e-mail, rozważ połączenie telefoniczne. W przeciwnym razie zachowaj to do rzeczy. Oznacza to, że twoje zdania są krótkie i łatwe do zrozumienia. Uwaga: tylko dlatego, że chcesz być krótki, nie oznacza to, że powinieneś używać wspólnego skrótu, na przykład "bc" dla "bo" lub "U" dla "Ty". Bądź profesjonalny i poprawnie wypisz wszystkie słowa.

Uderz w odpowiedni dźwięk

Bardzo łatwo jest źle zrozumieć ton wiadomości e-mail - pomyśl tylko o tym, ile razy wydawało ci się, że ktoś sugeruje coś niegrzecznego, ale tak naprawdę nic nie znaczyło. W komunikacji biznesowej pozostań formalny, nawet jeśli masz osobisty związek z tą osobą. Err jest po stronie uprzejmości, używając odpowiedniej interpunkcji i, w wielu przypadkach, pomijając emotikony.

Jeśli po otrzymaniu e-maila jesteś sfrustrowany lub zły, poświęć trochę czasu, zanim odpowiesz. Kiedy reagujesz negatywnie, ten ton może napotkać - i to może spowodować problemy na linii. Nie używaj all-capów w komunikacji biznesowej, ponieważ pojawia się tak, jakbyś krzyczał w sposób nieprofesjonalny.

Jako odbiorca

Prawidłowe wykorzystanie poczty e-mail jako komunikacji biznesowej nie jest przenoszone tylko do nadawcy. Sprawdzając firmowy adres e-mail, wydaj swoją część, aby skutecznie komunikować się. Nie pozostawiaj nadawcy wiszącego; nawet jeśli nie możesz napisać długiej odpowiedzi na wiadomość e-mail, przynajmniej zanotuj notatkę, która pozwala nadawcy wiedzieć, że ją otrzymałeś, i masz zamiar odpowiedzieć wkrótce.