Sposoby rozpoczęcia spotkania

Spotkania są czasem postrzegane jako zło konieczne w firmie. Dobre spotkanie jest pouczające i wciągające, ale złe spotkanie ciągnie się bez końca, bez widocznego światła na końcu tunelu. Aby przeprowadzić udane spotkanie, które chwyta i przyciąga uwagę, ustaw odpowiedni ton od samego początku.

Przedstaw graczy

Zawsze dobrze jest robić wstępy na początku spotkania. Choć uczestnicy mogą się nawzajem poznać, wzmacnia to cel spotkania, aby przedstawić perspektywę biznesową, którą każda osoba przedstawia na stole.

Jeśli uczestnicy nie spotkali się przed spotkaniem, wprowadzenie jest szczególnie ważne. Pozwól każdej osobie przedstawić się i zrób krótkie oświadczenie o tym, jakie zainteresowanie reprezentuje. Jeśli misją grupy jest burza mózgów, ukończenie projektu lub rozwiązanie problemu, rozpocznij spotkanie z lodołamaczami, aby zaangażować się w dynamikę grupy przed podjęciem zadania. Proste łamigłówki, gry o imionach lub czynności, które testują umiejętności krytycznego myślenia, pobudzą rozmowę i pobudzą mózg.

Podać porządek obrad

Oprócz tego, kto jest w pokoju, uczestnicy spotkania chcą wiedzieć, co zostanie omówione, dlaczego jest to ważne i ile czasu zajmie. Program odpowiada na te pytania. Wydrukowany program pozwala uczestnikom spotkania śledzić przebieg spotkania i robić notatki w razie potrzeby. Porządek obrad służy także jako wskazówka dla facylitatora, zwłaszcza jeśli sprawy ulegają złudzeniu. Zamieszczanie szacunkowego czasu przed każdym punktem programu pomaga utrzymać płynność spotkania i zakończyć je na czas.

Pozwól im zjeść ciasto

Jeśli spotkanie ma trwać przez dłuższy czas, zacznij od jedzenia i lekkich przekąsek. To nie tylko dobra etykieta na spotkanie z żywieniem, pomaga ludziom skupić się na dyskusjach zamiast na warczących żołądkach. Wczesne poranne spotkania powinny zawsze zapewniać kawę dla koneserów. Wybierz lekkie przedmioty, które będą się koncentrować na mózgu, takie jak woda, napoje bezalkoholowe i lekkie przekąski. Zaproś uczestników, aby przyjechali wcześnie, aby spotkać się z przyjaciółmi w poczęstunku, zanim przystąpią do poważnego biznesu.

Wskazówki

Upewnij się, że spotkanie rozpoczyna się o określonej godzinie. Pracownicy muszą dostosowywać harmonogramy, aby pomieścić spotkania. Opóźnienie rozpoczęcia spotkania może być lekceważące dla tych, którzy przybywają na czas. Chcesz, aby spotkanie rozpoczęło się pozytywnie, więc odpowiedni ton jest ustawiony od początku.

Przejrzyj wszystkie otwarte rzeczy z poprzedniego spotkania przed rozpoczęciem bieżącego porządku obrad. Monitoruj zadania, które zostały przydzielone, aby pracownicy mogli zgłaszać wyniki.

Poproś uczestników spotkania o wyciszenie telefonów komórkowych w celu zminimalizowania zakłóceń.