Jakie są obowiązki archiwisty organizacji?

Niezależnie od branży, organizacje każdej wielkości muszą utrzymywać różnorodność dokumentów. Dokumentacja pracownicza i sprawozdania finansowe, takie jak formularze podatkowe, muszą być przechowywane, aby firma mogła zachować zgodność z lokalnymi i federalnymi przepisami. Należy utrzymywać kontakt z klientem i informacje o zakupie, aby zapewnić im wyjątkową obsługę klienta. Dodatkowo należy zanotować badania rozwojowe i dokumentację poprzednich sukcesów, aby firma mogła bazować na spuściźnie, którą stworzyła. Archiwariusz, zwany także bibliotekarzem, jest osobą odpowiedzialną za opracowywanie i utrzymywanie każdego z tych dokumentów elektronicznych i papierowych.

Przechowywanie dokumentów

Każda organizacja ma swój własny sposób przechowywania zapisów. Wiele organizacji dąży do tego, aby stać się elektronicznymi. W tych środowiskach archiwista skanuje wszystkie fizyczne dokumenty, przekształcając je w pliki komputerowe. Pliki te są następnie przechowywane na dyskach, dyskach twardych lub dyskach CD-ROM. Inne firmy unikają wszelkich elektronicznych metod prowadzenia dokumentacji, decydując się na przechowywanie wszystkich dokumentów papierowych w szafach i szufladach. Jeśli organizacja preferuje ten system, zdarza się, że archiwista angażuje usługi zewnętrznego magazynu plików do przechowywania plików do bezpiecznego przechowywania. Bez względu na to, która metoda jest preferowana przez organizację, archiwista musi skrupulatnie udokumentować położenie każdego przechowywanego dokumentu, aby można było uzyskać do niego dostęp w razie potrzeby.

Dostęp do rekordów

Być może jednym z największych obowiązków przypisanych archiwistce organizacji jest monitorowanie dostępu do jej archiwów. W większości przypadków istnieją określone przepisy dotyczące tego, kto może uzyskać dostęp do dokumentów. Na przykład wiele pozycji w kolekcji biblioteki publicznej może być dostępnych dla każdego, kto ich zażąda. Jednak w ramach agencji rządowej dostęp może być ograniczony do osób, które utrzymują określone poświadczenie bezpieczeństwa. Ważne jest, aby archiwistka miała jasne zrozumienie polityki swojego pracodawcy w tej sprawie, stosując się do nich całkowicie.

Obowiązki edukacyjne

W zależności od rodzaju organizacji, dla której pracuje, archiwista może służyć jako wychowawca społeczności wewnętrznych i zewnętrznych. Na przykład archiwista w muzeum może prowadzić wykłady i tworzyć zasoby edukacyjne, takie jak broszury i broszury, mające na celu wyjaśnienie zwiedzającym charakteru archiwum. Archiwista działający w biznesie nastawionym na zysk może również przedstawiać informacje dotyczące historii i kultury firmy nowym pracownikom przechodzącym proces orientacji firmy. Dodatkowo może on służyć jako ekspert merytoryczny w mediach, dostarczając żądanych informacji dotyczących dokumentów przechowywanych w archiwach firmy.