Co się stanie, jeśli W-9 dla LLC nie zostanie wypełniony?

Formularz W-9 to zestawienie informacji, które musi wypełnić każda firma, w tym osoba fizyczna, spółka osobowa, LLC lub C-Corporation, która otrzymuje płatności od innego podmiotu za świadczone usługi. Sam W-9 nie jest wysyłany do IRS. Ten formularz jest wymagany do ustalenia, czy podmiot dokonujący płatności musi wstrzymać podatek dochodowy od kwoty zapłaconej odbiorcy. W-9 to wniosek o ubezpieczenie społeczne lub numer identyfikacji podatkowej odbiorcy, adres firmy i rodzaj organizacji.

Federalna zapłata za rezerwę

Jeśli organizacja nie wypełni formularza W-9, wówczas będzie podlegać obowiązkowi potrącania z tytułu wstrzymania wszystkich dokonanych płatności. Obecna stopa poboru rezerwy obowiązkowej dla federalnego podatku dochodowego wynosi 28 procent, obowiązuje do 31 grudnia 2012 r. Na przykład, jeśli LLC nie wypełni formularza W-9 i otrzyma 10 000 USD za swoje usługi w ciągu roku, wówczas jednostka dokonująca płatność jest wymagana do zatrzymania 2 800 USD od płatności i przesłania jej do urzędu skarbowego.

Stan wstrzymania tworzenia kopii zapasowych

Te same reguły dotyczące potrąceń z backupu mają również zastosowanie do urzędu skarbowego państwa, w którym usługi są wypłacane. Zapłacony podatek u źródła zależy od stanu. Na przykład w Kalifornii ustawowa stopa tworzenia kopii zapasowych wynosi siedem procent. Oznacza to, że jeśli organizacja, która nie zapewni W-9, otrzyma 100 000 USD za usługi świadczone w Kalifornii, wówczas podmiot dokonujący płatności będzie musiał zatrzymać 7 000 USD w podatkach państwowych i przedstawić je Radzie Podatkowej. Powinieneś skonsultować się z doradcą podatkowym, aby ustalić stopę potrącenia, która ma zastosowanie w twoim konkretnym stanie.

Zgłaszanie przez Payer wniosku o W-9

Niektórzy właściciele LLC i właściciele C-Corporation nie ukończą W-9, ponieważ korporacje nie otrzymują 1099 za otrzymane płatności serwisowe. Nie wyklucza to jednak sytuacji, w której podmiot dokonujący płatności nie musi wykonywać kopii zapasowej zaliczek na płatności. IRS wydaje czasami formularz CP2100 dla płatników, który wskazuje, że muszą oni wykonywać kopie zapasowe u źródła w jednostce. Właściciele firm, którzy płacą za usługi zewnętrzne, powinni wysłać wniosek o wypełnienie formularza W-9, zanim pozwolą na wykonanie usług przez inny podmiot.

Przechowywanie dokumentów dla formularzy W-9

Firmy, które płacą za usługi, w których obowiązuje W-9, muszą przechowywać wszystkie wypełnione formularze W-9 w aktach, w przypadku wystąpienia problemu wstrzymania tworzenia kopii zapasowych. Jeśli płatnik ma kopię podpisanego dokumentu W-9, jest to odpowiednia dokumentacja, aby uniknąć konieczności wykonywania kopii zapasowej. Nieprawidłowe wykonanie wymaganego wstrzymania kopii zapasowej może skutkować nałożeniem kar na podmiot, który powinien był dokonać wstrzymania tworzenia kopii zapasowych.