Wady korzystania z oprogramowania księgowego

Niemal każdy artykuł lub raport, który czytasz dzisiaj, mówi o zaletach, a czasem o konieczności właścicieli firm, aby włączyć technologię do każdego aspektu swojej działalności. Ale pakiet oprogramowania księgowego niekoniecznie jest najlepszym pomysłem dla każdej małej firmy. Jeśli jesteś samozatrudniony lub posiadasz małą firmę, powinieneś rozważyć możliwość skorzystania z oprogramowania księgowego i zdobytych korzyści.

Koszt

Chociaż niektóre małe pakiety rachunkowości biznesowej są w rozsądnej cenie, koszt oprogramowania nie jest jedynym kosztem korzystania z oprogramowania. Oprogramowanie księgowe wymaga minimalnych standardów obsługi komputera w odniesieniu do pamięci RAM, szybkości procesora i pamięci twardego dysku. Wykonanie kopii zapasowej danych księgowych może również wymagać więcej miejsca do przechowywania niż arkusz kalkulacyjny programu Excel, który można łatwo skopiować na dysk flash. Wsparcie techniczne dla oprogramowania może kosztować dodatkowe, a Ty możesz ponosić roczne opłaty licencyjne w celu otrzymania aktualizacji. Jeśli nie jesteś wykwalifikowany w zakresie instalacji oprogramowania lub konfiguracji kont, możesz również ponieść koszty wynajęcia konsultanta, który wykona te zadania za Ciebie.

Trudność

Niektóre pakiety oprogramowania księgowego są zaprojektowane specjalnie dla osób niebędących księgowymi, ale przy konwersji do dowolnego pakietu oprogramowania nadal będzie istniała krzywa uczenia się. Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z oprogramowania księgowego, poznanie warunków rachunkowości, układów i określenie właściwej konfiguracji może być trudniejsze niż korzyści uzyskane z użytkowania oprogramowania. Prowadzenie własnego biznesu już jest wystarczająco stresujące i kłopotliwe. Nie należy dodawać stresu do oprogramowania do nauki księgowości, chyba że jest to absolutnie konieczne lub zyski z wykorzystania oprogramowania przeważają nad stratami.

Czas

Koszty przetwarzania i faktury w oprogramowaniu księgowym zwykle zajmują więcej czasu niż po prostu rejestrowanie wydatków na arkuszu księgi lub arkuszu kalkulacyjnym i tworzenie ręcznych faktur lub faktur opartych na arkuszach kalkulacyjnych. Jeśli korzystanie z komputera nie stanowi dużej części codziennej rutyny, czas potrzebny na przetworzenie podstawowych dziennych danych finansowych może przeważyć nad korzyściami uzyskanymi z oprogramowania.

Konserwacja

Obsługa oprogramowania księgowego obejmuje nie tylko aktualizację pakietu oprogramowania księgowego, ale także utrzymanie i aktualizację całego niezbędnego sprzętu do korzystania z oprogramowania księgowego, ponieważ nowe wersje mogą wymagać modernizacji sprzętu. Sprzęt ten często obejmuje komputer stacjonarny lub przenośny, monitor, drukarkę, połączenie internetowe i modem, napęd kopii zapasowych i system operacyjny. Jeśli nie chcesz tracić czasu i pieniędzy na utrzymanie sprzętu zgodnie z oprogramowaniem księgowym, najlepiej trzymać się arkusza kalkulacyjnego lub księgowości księgi głównej.